Vyhláška Národného bezpečnostného úradu, ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností 2020

Táto vyhláška upravuje

Opatrenia administratívnej bezpečnosti podľa tejto vyhlášky sa nevzťahujú na

Ak právne záväzný akt Európskej únie, medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, rozhodnutie medzinárodnej organizácie alebo nadnárodnej organizácie, ktorej je Slovenská republika členom,⁵) obsahuje ustanovenia, ktorých cieľom je vyššia úroveň ochrany utajovaných skutočností, ako ustanovuje táto vyhláška, platia pri ochrane utajovaných skutočností poskytnutých a prijatých v rámci medzinárodnej spolupráce tieto ustanovenia právne záväzného aktu Európskej únie, medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, rozhodnutia medzinárodnej organizácie alebo nadnárodnej organizácie, ktorej je Slovenská republika členom, a ktorých zoznam je uverejnený na webovom sídle úradu.

Manipulácia, ktorou sa na účely tejto vyhlášky rozumie najmä evidovanie, označovanie, tvorba, príjem, ukladanie, prístup, prenášanie, rozmnožovanie, transformácia, ničenie a iné nakladanie s utajovanou skutočnosťou sa zabezpečuje spôsobom, ktorý umožní sledovať všetky úkony vrátane oboznámenia sa s utajovanou skutočnosťou, identifikovania osoby, ktorá ich vykonala a určenia dátumu ich vykonania. Na oboznamovanie sa vzťahuje § 15.

Ak táto vyhláška neustanovuje inak, na manipuláciu s utajovaným registratúrnym záznamom, ktorým sa na účely tejto vyhlášky rozumie elektronický utajovaný registratúrny záznam a neelektronický utajovaný registratúrny záznam a so spisom sa vzťahujú osobitné predpisy.⁶)

Manipulácia sa zabezpečuje najmä v administratívnych pomôckach, ktorými predovšetkým sú:

Ochranu utajovanej skutočnosti počas manipulácie zabezpečuje oprávnená osoba najmä tým, že neumožní prístup nepovolanej osobe k takejto utajovanej skutočnosti, ak ďalej nie je ustanovené inak.

Administratívne pomôcky sa evidujú v knihe administratívnych pomôcok. Jednotlivé listy knihy administratívnych pomôcok a listy administratívnych pomôcok sa očíslujú. Knihu administratívnych pomôcok a administratívnu pomôcku tvorí obal, ktorý je ich neoddeliteľnou súčasťou, a ktorý obsahuje aspoň názov štátneho orgánu, právnickej osoby alebo fyzickej osoby, ktorá je podnikateľom podľa § 6 ods. 8 zákona (ďalej len „podnikateľ“), alebo inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky, ďalej názov knihy administratívnych pomôcok alebo administratívnej pomôcky a evidenčné číslo; ak je administratívna pomôcka vedená v elektronickej podobe (ďalej len „elektronická administratívna pomôcka“), obal sa nevyhotovuje a tieto údaje elektronická administratívna pomôcka preukázateľne zaznamenáva.

Elektronická administratívna pomôcka sa zabezpečí pred neoprávneným zásahom do vedenej evidencie a preukázateľným spôsobom zaznamenáva všetky zmeny vo vedenej evidencii vrátane zaznamenania osoby, ktorá prijala utajovanú skutočnosť, ak táto administratívna pomôcka slúži aj na prevzatie. Ak sa príjem utajovanej skutočnosti potvrdzuje v elektronickej administratívnej pomôcke, zabezpečí sa prostredníctvom funkcie určenej na tento účel, ktorá obsahuje údaje o dátume prijatia, identifikátore osoby prijímateľa a čísla utajovanej skutočnosti podľa § 6 spolu s vytvorením logickej väzby medzi osobou prijímateľa a prevzatou utajovanou skutočnosťou.

Na obale protokolu sa uvádzajú stupne utajenia utajovaných registratúrnych záznamov, pre ktoré je určený; to sa primerane vzťahuje aj na elektronickú administratívnu pomôcku.

Poznámkový zošit sa označuje najvyšším stupňom utajenia, pre ktorý sa môže poznámkový zošit použiť, a manipuluje sa s ním podľa jeho obsahu tak, že nedôjde k neoprávnenej manipulácii.

Osobám podľa § 35 ods. 2 a 3 zákona, osobám podľa osobitného predpisu⁸) alebo podľa rozhodnutia vedúceho vydáva poznámkový zošit ten štátny orgán, ktorý tieto osoby oboznamuje s utajovanou skutočnosťou. Poznámkový zošit sa ukladá výhradne v štátnom orgáne, ktorý ho vydal. Po zániku potreby oboznamovať sa s utajovanou skutočnosťou sa poznámkový zošit odovzdá späť štátnemu orgánu.

Evidencia spisov, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, sa na konci kalendárneho roka neuzatvára. Na evidenciu spisov podľa predchádzajúcej vety sa ďalej vzťahujú ustanovenia ako na registratúrny denník.

Všetky zápisy do knihy administratívnych pomôcok, administratívnych pomôcok, s výnimkou poznámkového zošita sa vykonávajú najmenej v rozsahu náležitostí ustanovených touto vyhláškou v chronologicko-numerickom poradí. Zápisy do knihy administratívnych pomôcok vedenej v listinnej podobe a administratívnych pomôcok vedených v listinnej podobe sa vykonávajú tak, že je zabezpečená trvalosť písma.

Ak § 24 neustanovuje inak, vedúci, ktorým sa rozumie v štátnom orgáne štatutárny orgán, v obci starosta, vo vyššom územnom celku predseda a v inej právnickej osobe štatutárny orgán, upraví pri manipulácii s utajovanými skutočnosťami podrobnosti o

Ak to ustanovuje osobitný predpis,¹²) vedúci upraví podrobnosti podľa odseku 12 rovnako.

Každá utajovaná skutočnosť sa označuje stupňom utajenia už pri jej vytváraní.

Stupeň utajenia sa na utajovanom registratúrnom zázname označuje spôsobom podľa § 3 ods. 2 zákona červenou farbou slovami Prísne tajné, Tajné, Dôverné alebo Vyhradené na každej strane utajovaného registratúrneho záznamu a jeho prílohy v hornej a dolnej časti. Označenie stupňa utajenia sa pri elektronickom utajovanom registratúrnom zázname vykoná tak, že je možné ho jednoznačne identifikovať bez nutnosti oboznámenia sa s obsahom elektronického utajovaného registratúrneho záznamu.

Ak sa utajovaná skutočnosť skladá z častí rôzneho stupňa utajenia, označí sa najvyšším z jednotlivých stupňov utajenia. Stupeň utajenia časti utajovanej skutočnosti sa výrazne vyznačuje na začiatku a na konci takejto časti skratkou stupňa utajenia podľa § 3 ods. 2 zákona v hranatých zátvorkách „[PT]“, „[T]“, „[D]“ alebo „[V]“; neutajovaná časť sa vyznačuje slovom „neutajované“ v hranatých zátvorkách alebo skratkou „N“ v hranatých zátvorkách.

Na utajovanom predmete a utajovanom hmotnom nosiči sa stupeň utajenia označuje na opisnom štítku alebo na obale.

Pôvodca utajovanej skutočnosti môže rozhodnúť o osobitných požiadavkách alebo obmedzeniach manipulácie, a to najmä o lehote utajenia podľa § 8 ods. 2 písm. a) zákona a o rozsahu a spôsobe distribúcie.

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie sa uvedú na prvej strane utajovaného registratúrneho záznamu spravidla pod označenie stupňa utajenia a na utajovanom predmete a utajovanom hmotnom nosiči na opisnom štítku alebo na obale; pri lehote utajenia napríklad slovami „Utajovať do ........“ a vyznačením presného dátumu v tvare „deň, mesiac, rok“ alebo slovným vyjadrením konkrétnej udalosti, napríklad slovami „Do vykonania domovej prehliadky“, pri spôsobe distribúcie napríklad slovami „Po využití vrátiť pôvodcovi“, „Distribuovať len v listinnej podobe“, „Netransformovať do elektronickej podoby“.

O zmene alebo zrušení osobitných požiadaviek alebo obmedzení manipulácie môže rozhodnúť len pôvodca utajovanej skutočnosti.

Každá zmena alebo zrušenie osobitných požiadaviek alebo obmedzení manipulácie sa neodkladne a preukázateľne oznamuje všetkým adresátom.

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie, ako aj ich každá zmena alebo zrušenie sú záväzné pre každú osobu, ktorá má prístup k utajovanej skutočnosti.

Stupeň utajenia sa zmení alebo zruší

Ak pôvodca utajovanej skutočnosti určí lehotu utajenia podľa § 4 ods. 2 slovným vyjadrením konkrétnej udalosti, uplynutie tejto lehoty neodkladne a preukázateľne oznámi všetkým adresátom, ktorým je doručená.

Zmenu alebo zrušenie stupňa utajenia podľa odseku 1 písm. b) pôvodca utajovanej skutočnosti preukázateľne oznámi všetkým adresátom, ktorým je doručená. Oznámenie pôvodcu utajovanej skutočnosti o zmene alebo zrušení stupňa utajenia sa uchováva spolu s utajovanou skutočnosťou.

Ak utajovanej skutočnosti uplynie určená lehota utajenia alebo je stupeň utajenia zmenený alebo zrušený, vyznačí sa to neodkladne v registratúrnom denníku, spise, evidencii podľa § 2 ods. 3 písm. e) a zároveň na utajovanej skutočnosti tak, že je zrejmý pôvodný stupeň utajenia. Ak je zmenený stupeň utajenia, vyznačí sa nový stupeň utajenia v registratúrnom denníku, spise, evidencii podľa § 2 ods. 3 písm. e) a zároveň na utajovanej skutočnosti. Zmena alebo zrušenie stupňa utajenia spisu sa vyznačí v registratúrnom denníku.

Každá utajovaná skutočnosť sa označuje číslom utajovanej skutočnosti, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa, v inej právnickej osobe alebo ich organizačnej zložke jedinečné.

Číslo utajovaného registratúrneho záznamu tvorí číslo spisu podľa osobitného predpisu¹³) doplnené aspoň o poradové číslo utajovaného registratúrneho záznamu v rámci spisu a skratku stupňa utajenia.

Číslo utajovaného predmetu a číslo utajovaného hmotného nosiča tvorí aspoň rok, v ktorom je utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič zaevidovaný, označenie štátneho orgánu, podnikateľa, inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky a pridelené poradové číslo z evidencie podľa § 2 ods. 3 písm. e).

Ak ďalej nie je ustanovené inak, na prvej strane utajovaného registratúrneho záznamu sa uvádzajú náležitosti podľa osobitného predpisu¹⁴) okrem priezviska, ktoré sa neuvádza v podmienkach spravodajských služieb,⁷) doplnené aspoň o tieto náležitosti:

Na vlastnom utajovanom registratúrnom zázname, ktorý zostáva v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe alebo v ich organizačnej zložke, v ktorej je vytvorený, sa vyznačí počet vytvorených exemplárov s uvedením ich adresátov (ďalej len „rozdeľovník“).

Na vlastnom utajovanom registratúrnom zázname podľa odseku 2 sa na prvej strane pri označenom stupni utajenia vyznačí konkrétna položka z vlastného zoznamu utajovaných skutočností právnickej osoby,¹⁵) ktorá svojím obsahom zodpovedá vytváranému utajovanému registratúrnemu záznamu (napríklad „ZUS15“).

Listy neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu a listy jeho príloh sa pevne spoja tak, že sa zabráni možnosti výmeny listov.

Ak má utajovaný registratúrny záznam prílohu, označuje sa prvá strana prílohy počtom listov a uvedením, že ide o prílohu. O odpojení prílohy od neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa vyhotoví záznam na neelektronickom utajovanom registratúrnom zázname a manipuluje sa s ňou ďalej podľa jej stupňa utajenia. Ak sa k odpojenej prílohe vytvára sprievodný list s iným číslom utajovaného registratúrneho záznamu podľa § 6 ods. 2, na prvej strane prílohy sa uvedie zápis, z ktorého je zrejmé, k akému sprievodnému listu táto príloha patrí.

Príjmom je prevzatie utajovanej skutočnosti. Ak sa príjem potvrdzuje v listinnej podobe, príjemca preukázateľne potvrdí príjem názvom štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo organizačnej zložky príjemcu, dátumom, menom, priezviskom a podpisom; príjem v rámci jednej organizačnej zložky príjemca preukázateľne potvrdí dátumom, menom, priezviskom a podpisom. Ak sa príjem potvrdzuje v elektronickej podobe, zabezpečí sa preukázateľné potvrdenie obsahujúce údaje o dátume prijatia a identifikátore osoby prijímateľa tak, že sa vytvorí logická väzba medzi osobou prijímateľa a prevzatou utajovanou skutočnosťou. Potvrdenie o prevzatí sa uchováva najmenej tri roky od prevzatia utajovanej skutočnosti príjemcom.

Ak má prijatý neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič poškodený obal alebo je zrejmé, že sa s ich obsahom mohla oboznámiť nepovolaná osoba, príjemca vyhotoví záznam o zistených skutočnostiach, ktorý sa pripojí k neelektronickému registratúrnemu záznamu, k utajovanému predmetu alebo k utajovanému hmotnému nosiču, a jeho kópia sa zašle odosielateľovi.

Ak sa po otvorení obalu zistí, že neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič je určený inému adresátovi, príjemca ich vráti odosielateľovi po preukázateľnom potvrdení, že k nim mal prístup.

Doručený utajovaný registratúrny záznam, ktorý nemá formálne náležitosti podľa § 7 alebo ktorého náležitosti nie sú v zhode so skutočným stavom, sa vráti odosielateľovi po jeho zaevidovaní a pripojí sa k nemu záznam o zistených nedostatkoch. Ak nie je možné utajovaný registratúrny záznam vrátiť odosielateľovi, príjemca upozorní odosielateľa na zistené nedostatky a preukázateľne ho požiada o ich neodkladné odstránenie.

Ak je prijatý elektronický záznam obsahujúci utajované skutočnosti, ktorý nie je registratúrnym záznamom, a príjemca rozhodne o jeho zaevidovaní, na takýto prijatý zaevidovaný elektronický záznam sa nevzťahujú podmienky ustanovené v odseku 4 a ďalej sa s ním manipuluje podľa tejto vyhlášky.

Každý utajovaný registratúrny záznam, ktorý je vytvorený v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo v ich organizačnej zložke alebo im je doručený, sa eviduje v protokole. Utajovaný registratúrny záznam, ktorý je podnetom pre otvorenie spisu, sa následne eviduje v registratúrnom denníku tak, že namiesto údaja uvedeného v osobitnom predpise¹⁶) sa uvádza poradové číslo záznamu z protokolu, v ktorom je evidovaný, rok a označenie protokolu tak, že je zabezpečená jeho jednoznačná identifikácia. Každý ďalší utajovaný registratúrny záznam, ktorý súvisí s vybavovaním tej istej veci, sa po zaevidovaní v protokole eviduje v rámci spisu. Utajovaný registratúrny záznam nesmie ostať nezaradený do spisu, ak v § 33 ods. 3 a § 34 ods. 1 nie je ustanovené inak.

Utajovaný registratúrny záznam eviduje v protokole a v registratúrnom denníku osoba preukázateľne poverená vedúcim (ďalej len „poverená osoba“) za dodržania podmienok ustanovených v § 2 ods. 4 a v § 15.

Registratúrny denník vedený podľa osobitného predpisu,¹⁷) v ktorom sa evidujú utajované registratúrne záznamy a spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy, sa dopĺňa aspoň o stupeň utajenia spisu a údaje o jeho zmene alebo zrušení.

Ak utajovaný registratúrny záznam prijala iná oprávnená osoba ako poverená osoba, odovzdá ho neodkladne poverenej osobe na zaevidovanie podľa odseku 1.

Doručený neelektronický utajovaný registratúrny záznam sa označuje odtlačkom prezentačnej pečiatky príjemcu podľa osobitného predpisu,¹⁸) ktorá sa dopĺňa o poradové číslo záznamu v rámci spisu a celkový počet listov registratúrneho záznamu vrátane príloh; číslom záznamu podľa osobitného predpisu¹⁸) je poradové číslo záznamu z protokolu, v ktorom je evidovaný, rok a označenie protokolu tak, že je zabezpečená jeho jednoznačná identifikácia.

Pracovná verzia neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu alebo koncept neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa označí aspoň stupňom utajenia, dátumom vytvorenia a uvedením spracovateľa. Pracovná verzia neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu alebo koncept neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa zaeviduje podľa § 9 ods. 1 po doplnení formálnych náležitosti podľa § 7, ak sa do piatich pracovných dní po jeho vytvorení nezničí.

Prostredníctvom systému na správu sa vedie jeden protokol alebo viac navzájom prepojených protokolov. Systém na správu sa môže využívať tak, že obsahuje utajované skutočnosti alebo neobsahuje utajované skutočnosti, ak zabezpečuje vykonanie príslušných opatrení ustanovených touto vyhláškou. Systém na správu, ktorý obsahuje utajované skutočnosti, sa môže používať len v technickom prostriedku.

Utajované registratúrne záznamy a registratúrne záznamy, ktoré súvisia s vybavovaním tej istej veci, sa spravidla evidujú v jednom spise.

O zaradení utajovaného registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ, ak vedúci neustanoví inak.

Ak je v spise evidovaný utajovaný registratúrny záznam, spis sa označí stupňom utajenia tohto utajovaného registratúrneho záznamu. Ak sú v spise evidované utajované registratúrne záznamy rôzneho stupňa utajenia, označí sa spis stupňom utajenia utajovaného registratúrneho záznamu označeného najvyšším stupňom utajenia. Stupeň utajenia, ktorým sa označí spis, sa vyznačí v registratúrnom denníku.

V obsahu spisu podľa osobitného predpisu,¹⁹) v ktorom sa eviduje utajovaný registratúrny záznam, sa doplní skratka stupňa utajenia utajovaného registratúrneho záznamu, počet listov a počet exemplárov. Utajovaný registratúrny záznam, ktorý je podnetom na otvorenie spisu, sa po zaevidovaní do registratúrneho denníka zaeviduje aj do obsahu spisu.

Ak je v ďalšom kalendárnom roku do spisu evidovaného v evidencii spisov, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie podľa § 2 ods. 10 prijatý alebo vytvorený nový utajovaný registratúrny záznam alebo registratúrny záznam, spis nedostáva nové číslo spisu a nový obal, ale pokračuje sa nasledujúcim poradovým číslom pod pôvodným číslom spisu.

Utajovaný predmet a utajovaný hmotný nosič, sa eviduje zapísaním v evidencii podľa § 2 ods. 3 písm. e); to neplatí, ak je utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič zaevidovaný ako príloha k neelektronickému utajovanému registratúrnemu záznamu.

Evidencia podľa odseku 1 sa v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe alebo v ich organizačnej zložke vedie tak, že poskytuje úplný prehľad o všetkých utajovaných predmetoch a utajovaných hmotných nosičoch.

Utajovaný predmet a utajovaný hmotný nosič sa označuje na opisnom štítku alebo na obale aspoň stupňom utajenia, názvom štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky a prideleným číslom z evidencie.

Opravu chybného evidenčného zápisu, chybného zápisu podľa § 13 ods. 3 a chybných formálnych náležitostí vykoná oprávnená osoba tak, aby pôvodný zápis zostal čitateľný a z vykonanej opravy bolo zrejmé kto a kedy ju vykonal.

Osoba, ktorá sa oboznámi s utajovanou skutočnosťou označenou stupňom utajenia Prísne tajné, Tajné alebo Dôverné, to preukázateľne potvrdí uvedením dátumu oboznámenia sa, mena, priezviska a podpisu spôsobom, ktorý upravil vedúci podľa § 2 ods. 12 alebo 13, ak § 24 neustanovuje inak.

Prenášaním neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu, utajovaného predmetu a utajovaného hmotného nosiča sa rozumie fyzické disponovanie

Neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič sa počas prenosu mimo chráneného priestoru v rámci objektu podľa § 2 písm. r) zákona zabezpečia takým spôsobom, že sa zabráni oboznámeniu nepovolanej osoby s ich obsahom.

Prenášať neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič stupňa utajenia Prísne tajné alebo Tajné mimo objektu môže len osoba oprávnená na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami najmenej na rovnaký stupeň utajenia, ako je stupeň utajenia prenášanej utajovanej skutočnosti.

Prenášať neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič stupňa utajenia Dôverné mimo objektu môže

Prenášať neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič stupňa utajenia Vyhradené mimo objektu môže

Neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič je počas prenosu mimo objektu zabezpečený v dvoch nepriehľadných obaloch, a to vo vnútornom a vonkajšom; vonkajší obal sa nevyžaduje, ak sa na prenášanie neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu, utajovaného predmetu alebo utajovaného hmotného nosiča použijú aktovky, kufríky, obaly, kuriérne vaky, ktoré sú zabezpečené mechanickým, kódovým či iným zámkom, alebo sú zapečatené.

Vnútorný obal a vonkajší obal sa zabezpečia tak, že ich nie je možné otvoriť bez ich zjavného poškodenia.

Do vnútorného obalu sa k odosielanému neelektronickému utajovanému registratúrnemu záznamu, utajovanému predmetu alebo k utajovanému hmotnému nosiču stupňa utajenia Prísne tajné a Tajné vkladá návratka. Návratku koncový príjemca po prijatí utajovanej skutočnosti potvrdí a túto zašle späť odosielateľovi do siedmich pracovných dní odo dňa prijatia. Potvrdenú vrátenú návratku uchováva u odosielateľa poverená osoba najmenej počas troch rokov.

Vnútorný obal, v ktorom je neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič stupňa utajenia Prísne tajné a Tajné, sa zabezpečuje prvkami na zachovanie jeho integrity, napríklad tým, že spoje a uzatváracia časť vnútorného obalu sa označia odtlačkom pečiatky odosielateľa spolu s podpisom toho, kto neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet alebo utajovaný hmotný nosič balil, a prelepia sa lepiacou páskou.

Na vnútornom obale sa vyznačuje najmä

Vonkajší obal sa označuje aspoň číslom utajovanej skutočnosti bez uvedenia skratky stupňa utajenia.

Na cezhraničné prenášanie neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu, utajovaného predmetu alebo utajovaného hmotného nosiča stupňov utajenia Prísne tajné, Tajné a Dôverné sa vzťahujú podmienky uvedené v § 18 a zabezpečuje ho Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky alebo osoby podľa osobitných predpisov.²¹)

Cezhraničné prenášanie neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu, utajovaného predmetu alebo utajovaného hmotného nosiča stupňa utajenia Vyhradené je možné za podmienok podľa § 18 ods. 3.

Neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet a utajovaný hmotný nosič poskytovaný v rámci medzinárodnej spolupráce podľa § 60 ods. 8 a 9 zákona môžu prepravovať príslušníci alebo zamestnanci spravodajských služieb Slovenskej republiky, príslušníci a zamestnanci Policajného zboru alebo príslušníci a zamestnanci ozbrojených síl Slovenskej republiky, ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označený prepravovaný neelektronický utajovaný registratúrny záznam, utajovaný predmet a utajovaný hmotný nosič.

Neelektronický utajovaný registratúrny záznam označený stupňom utajenia Prísne tajné možno rozmnožovať alebo vyhotovovať jeho preklad len na základe preukázateľného súhlasu pôvodcu utajovanej skutočnosti.

Neelektronický utajovaný registratúrny záznam označený stupňom utajenia Tajné, Dôverné alebo Vyhradené možno rozmnožovať alebo vyhotovovať jeho preklad, ak jeho pôvodca v osobitných požiadavkách alebo obmedzeniach manipulácie neuviedol inak; týmto nie je dotknutý § 24 ods. 5.

Rozmnožený neelektronický utajovaný registratúrny záznam alebo vyhotovený preklad neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa označí stupňom utajenia pôvodného neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu. Ak sa rozmnožuje alebo prekladá len časť textu alebo obsahu neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu, takto rozmnožená alebo preložená časť sa označuje rovnakým stupňom utajenia, akým je označená časť neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu.

Každé rozmnoženie alebo vyhotovenie prekladu sa zaznamená na pôvodnom neelektronickom utajovanom registratúrnom zázname a v spise, v ktorom je evidovaný pôvodný neelektronický utajovaný registratúrny záznam. Na rozmnoženom neelektronickom utajovanom registratúrnom zázname sa vyznačí, že ide o kópiu s uvedením poradového čísla vyhotovenej kópie.

Na vyhotovenie prekladu elektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa vzťahujú podmienky uvedené v odsekoch 1 až 3.

Transformáciou sa na účely tejto vyhlášky rozumie vyhotovenie

Na transformáciu neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa vzťahujú ustanovenia § 20 ods. 1 a 2. Na pôvodnom neelektronickom utajovanom registratúrnom zázname sa zaznamená vyhotovenie jeho elektronickej kópie a zabezpečí sa jednoznačná väzba medzi pôvodným neelektronickým registratúrnym záznamom a jeho elektronickou kópiou.

Na transformáciu elektronického utajovaného registratúrneho záznamu sa vzťahujú ustanovenia § 20 ods. 1 a 2. Takto vytvorená neelektronická kópia sa označí slovami „kópia č. ...“, pod ktorými sa uvedie číslo pôvodného elektronického utajovaného registratúrneho záznamu a ten, kto ju transformoval, vykoná pevné spojenie podľa § 7 ods. 4.

Každá transformácia sa zaznamená v spise, v ktorom je evidovaný pôvodný utajovaný registratúrny záznam.

Na transformáciu časti textu alebo obsahu utajovaného registratúrneho záznamu sa vzťahujú ustanovenia odsekov 1 až 4. Takto transformovaná časť sa označuje rovnakým stupňom utajenia, akým je označená časť pôvodného utajovaného registratúrneho záznamu.

Uzatvorený spis, v ktorom je evidovaný utajovaný registratúrny záznam, sa po vybavení ukladá do osobitnej príručnej registratúry podľa osobitného predpisu,²²) za dodržania podmienok ustanovených podľa štvrtej hlavy a piatej hlavy druhej časti zákona.

Ničiť utajované registratúrne záznamy je možné po vykonaní vyraďovacieho konania podľa osobitného predpisu,²³) ak osobitný predpis neustanovuje inak.²⁴)

Utajované registratúrne záznamy označené v rozhodnutí vydanom podľa osobitného predpisu²⁵) znakom hodnoty „A“ sa zabezpečia podľa § 7 ods. 3 zákona. Po zrušení stupňa utajenia podľa § 5 sa tieto odovzdajú príslušnému archívu.²⁶)

Utajované registratúrne záznamy označené v rozhodnutí vydanom podľa osobitného predpisu²⁶) bez znaku hodnoty „A“ sa zničia za dodržania podmienok podľa štvrtej hlavy a piatej hlavy druhej časti zákona.

Utajované registratúrne záznamy stupňa utajenia Prísne tajné a Tajné sa zničia za prítomnosti najmenej dvoch členov komisie preukázateľne ustanovenej vedúcim. Členovia komisie sú osobami oprávnenými oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami najmenej v rozsahu ničených utajovaných skutočností. Ak štátny orgán alebo podnikateľ nedokáže uvedenú podmienku dodržať, požiada o súčinnosť úrad.

Zničenie spisu, v ktorom je evidovaný utajovaný registratúrny záznam sa zaznamená v registratúrnom denníku.

O zničení utajovaných registratúrnych záznamov sa preukázateľne vyhotoví potvrdenie o zničení, ktoré obsahuje zoznam zničených utajovaných registratúrnych záznamov s uvedením čísel utajovaných registratúrnych záznamov podľa § 6 ods. 2, ktoré boli zničené. Potvrdenie o zničení utajovaných registratúrnych záznamov stupňov utajenia Dôverné a Vyhradené podpíše osoba určená vedúcim na ich zničenie. Potvrdenie o zničení utajovaných registratúrnych záznamov stupňov utajenia Prísne tajné a Tajné podpíšu dvaja členovia komisie ustanovenej spôsobom podľa odseku 4. Potvrdenie o zničení sa uchováva najmenej počas piatich rokov od ich zničenia.

Utajovaný predmet a utajovaný hmotný nosič sa zničí, ak o tom preukázateľne rozhodne vedúci, za dodržania podmienok podľa odsekov 4 a 6, a to podľa štvrtej hlavy a piatej hlavy druhej časti zákona. Zničenie utajovaného predmetu a utajovaného hmotného nosiča sa zaznamená v evidencii podľa § 2 ods. 3 písm. e). Potvrdenie o zničení sa uchováva najmenej počas piatich rokov od ich zničenia.

Administratívne pomôcky sa vyraďujú podľa osobitných predpisov.⁶) Záznam o zničení administratívnej pomôcky sa uvedie v knihe administratívnych pomôcok.

Podnikateľ môže ničiť utajované skutočnosti, o vytvorenie ktorých ho štátny orgán požiadal alebo ktoré mu štátny orgán postúpil na základe zmluvy podľa § 44 ods. 1 zákona, ak je to v tejto zmluve takto upravené, pri dodržaní podmienok uvedených v odsekoch 1 až 8 a 10 a 11.

Na ničenie pracovnej verzie a konceptu neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu, ktoré nie sú zaevidované, sa nevzťahujú odseky 1 až 9. Takáto pracovná verzia alebo koncept sa zničí pri dodržaní podmienok podľa štvrtej hlavy a piatej hlavy druhej časti zákona.

Pôvodca utajovanej skutočnosti môže zničiť mimo vyraďovacieho konania tie exempláre utajovaného registratúrneho záznamu, na ktorých nie je uvedený rozdeľovník. Takéto zničenie sa uvedie v rozdeľovníku na pôvodnej utajovanej skutočnosti. Mimo vyraďovacieho konania môže oprávnená osoba zničiť kópiu neelektronického utajovaného registratúrneho záznamu stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné, ktorú vyhotovila. Záznam o zničení vyznačí oprávnená osoba na pôvodnom neelektronickom utajovanom registratúrnom zázname a v spise, v ktorom je evidovaná.

Spravodajskou informáciou sa na účely tejto vyhlášky rozumie utajovaná skutočnosť, ktorej pôvodcom je spravodajská služba,⁷) obsahujúca informácie získané metódami a prostriedkami podľa osobitného predpisu.²⁷)

Vedúci spravodajskej služby⁷) rozhodne o spôsobe manipulácie so spravodajskou informáciu vo svojej pôsobnosti v záväznom internom právnom predpise tak, že je dodržaná primeraná úroveň ochrany podľa zákona a tejto vyhlášky.

Manipuláciu s utajovanými skutočnosťami v rámci osobitných podmienok, ktorými sú na tento účel vojenské operácie, vojenské cvičenia, poľné podmienky, národné a medzinárodné cvičenia s účasťou ozbrojených síl Slovenskej republiky a ich výcvik a s utajovanými skutočnosťami poskytnutými a prijatými v rámci medzinárodnej spolupráce podľa § 60 ods. 8 a 9 zákona upraví vedúci vo svojej pôsobnosti v záväznom internom právnom predpise tak, že je dodržaná primeraná úroveň ochrany podľa zákona a tejto vyhlášky.

Adresát, ktorému je spravodajská informácia zasielaná,²⁸) a každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila so spravodajskou informáciou, vyznačí toto oboznámenie záznamom priamo na spravodajskej informácii; záznam obsahuje meno, priezvisko, dátum oboznámenia a podpis osoby, ktorá sa s touto spravodajskou informáciou oboznámila.

Spravodajskú informáciu adresát podľa odseku 4 rozmnoží, preloží alebo transformuje len na základe predchádzajúceho preukázateľného súhlasu spravodajskej služby.

Na utajovaný hmotný nosič obsahujúci spravodajskú informáciu sa vzťahujú rovnako odseky 1 a 5.

Ustanoveniami odsekov 1 až 6 nie sú dotknuté ustanovenia § 4.

Pri zániku štátneho orgánu alebo inej právnickej osoby úrad ustanoví podmienky zabezpečenia utajovaných skutočností na základe oznámenia podľa § 8 ods. 2 písm. i) zákona.

Pri zániku podnikateľa úrad ustanoví podmienky zabezpečenia utajovaných skutočností na základe oznámenia podľa § 8 ods. 2 písm. i) zákona, ak o tom nerozhodne štátny orgán, ktorý požiadal podnikateľa o vytvorenie utajovanej skutočnosti alebo postúpil utajovanú skutočnosť podnikateľovi.

Ak osobe zanikne oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami, preukázateľne odovzdá pridelené utajované skutočnosti a pridelené administratívne pomôcky vedúcemu alebo osobe na to určenej vedúcim.

Ak sa osobe zmení oprávnenie spôsobom, ktorý má vplyv na zabezpečenie ochrany jej pridelených utajovaných skutočností a administratívnych pomôcok, vedúci rozhodne o spôsobe ich odovzdania a odovzdanie sa vykoná preukázateľným spôsobom.

Oznámenie o neoprávnenej manipulácii s utajovanou skutočnosťou podľa § 2 písm. a) zákona (ďalej len „oznámenie o neoprávnenej manipulácii“) obsahuje

Do 30 dní od oznámenia o neoprávnenej manipulácii vedúci zašle úradu správu o spôsobe a záveroch prešetrenia a následných opatreniach prijatých na zamedzenie neoprávnenej manipulácii.

Neoprávnená manipulácia sa vyznačuje v protokole, spise, evidencii spisov, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, a v evidencii podľa § 2 ods. 3 písm. e).

Postup podľa odsekov 1 a 2 sa vzťahuje na štátny orgán, podnikateľa alebo inú právnickú osobu, aj ak sú na neoprávnenú manipuláciu preukázateľne upozornení úradom.

Vedúci v prípade neoprávnenej manipulácie vedie prehľad o neoprávnených manipuláciách najmenej za posledných päť kalendárnych rokov, ktorého súčasťou je najmenej oznámenie o neoprávnenej manipulácii a správa o spôsobe a záveroch prešetrenia a následných opatreniach prijatých na zamedzenie neoprávnenej manipulácii.

Ak ďalej nie je ustanovené inak, vzťahujú sa na manipuláciu s utajovanými skutočnosťami poskytnutými a prijatými v rámci medzinárodnej spolupráce ustanovenia tejto vyhlášky.

S utajovanou skutočnosťou prijatou v rámci medzinárodnej spolupráce (ďalej len „zahraničná utajovaná skutočnosť“), pri ktorej vznikne pochybnosť o stupni utajenia, sa manipuluje ako s utajovanou skutočnosťou stupňa utajenia Dôverné, a to až do preukázania jej skutočného stupňa utajenia.

Manipulácia so zahraničnou utajovanou skutočnosťou a s utajovanou skutočnosťou poskytnutou v rámci medzinárodnej spolupráce sa uskutočňuje prostredníctvom systému registrov, ktorý tvorí centrálny register, register alebo koncový register. Vedúcim určená osoba zodpovedá za činnosť registra (ďalej len „správca registra“) a koncového registra (ďalej len „správca koncového registra“). Centrálny register vedie a spravuje úrad.

Žiadosť o schválenie zriadenia registra alebo koncového registra podľa § 61 ods. 2 zákona sa predkladá úradu podľa vzoru, ktorý úrad zverejní na svojom webovom sídle. Koncový register sa zriaďuje výlučne v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, ktorá má zriadený register. Koncový register môže byť zriadený len na stupeň utajenia rovnaký alebo nižší, ako register, v pôsobnosti ktorého je zriadený.

Štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba môže požiadať úrad o schválenie zriadenia viacerých registrov a koncových registrov.

Úrad na základe žiadosti štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby posúdi vytvorené podmienky na zabezpečenie ochrany utajovaných skutočností podľa zákona do dvoch mesiacov od podania úplnej žiadosti podľa odseku 1. Ak žiadosť nie je úplná, úrad vyzve žiadateľa, aby žiadosť v určenej lehote doplnil; súčasne ho poučí, že ak nedoplní žiadosť v určenej lehote, posudzovanie ukončí. Ak žiadateľ spĺňa podmienky na zabezpečenie ochrany utajovaných skutočností podľa zákona, úrad vydá potvrdenie o splnení podmienok. Potvrdenie o splnení podmienok úrad neodkladne zašle žiadateľovi. Ak žiadateľ nespĺňa podmienky na zabezpečenie ochrany utajovaných skutočností podľa zákona alebo v určenej lehote nedoplní žiadosť, úrad posudzovanie ukončí a túto skutočnosť preukázateľne oznámi žiadateľovi.

Po vydaní potvrdenia o splnení podmienok podľa odseku 3 úrad vykoná v lehote do 30 dní poučenie správcu registra a správcu koncového registra o ich povinnostiach pri ochrane utajovaných skutočností podľa príslušných predpisov uvedených v § 1 ods. 3 a podľa zákona. O poučení sa vyhotoví záznam, ktorý podpíše správca registra alebo správca koncového registra a osoba, ktorá poučenie vykonala.

Po splnení podmienok podľa odsekov 3 a 4 úrad preukázateľne oznámi schválenie zriadenia registra a koncového registra.

Vedúci preukázateľným spôsobom neodkladne oznamuje úradu všetky zmeny údajov uvedených v žiadosti o schválenie zriadenia registra alebo koncového registra.

Ak po vydaní potvrdenia o splnení podmienok podľa odseku 3 štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba prestane spĺňať podmienky na vydanie potvrdenia o splnení podmienok alebo opakovane poruší povinnosť na úseku ochrany utajovaných skutočností, môže úrad zrušiť platnosť potvrdenia o splnení podmienok podľa odseku 3 a schválenie zriadenia registra alebo koncového registra.

Úrad vykoná poučenie správcu registra a správcu koncového registra podľa odseku 4 pravidelne a pri zmene správcu registra a správcu koncového registra.

V centrálnom registri sú evidované všetky zahraničné utajované skutočnosti a utajované skutočnosti poskytnuté v rámci medzinárodnej spolupráce, ak zákon neustanovuje inak.

Centrálny register

Register

Koncový register

Každá zahraničná utajovaná skutočnosť a utajovaná skutočnosť poskytnutá v rámci medzinárodnej spolupráce sa na účely § 61 ods. 1 zákona eviduje v centrálnom registri v

Evidovaním v centrálnom registri sa rozumie na účely § 61 ods. 1 zákona aj zaslanie zoznamu podľa § 34 ods. 5.

Ak je zahraničná utajovaná skutočnosť a utajovaná skutočnosť poskytnutá v rámci medzinárodnej spolupráce prijatá centrálnym registrom alebo registrom len na jej ďalšiu distribúciu, eviduje sa podľa § 9 ods. 1 len v protokole alebo v osobitnej evidencii. Protokol obsahuje najmenej údaje podľa § 2 ods. 3 písm. a), číslo spisu sa nevypĺňa a v protokole sa uvedie adresát. Rozmnoženie a transformácia sa vyznačí v protokole. Protokolom alebo osobitnou evidenciou podľa tohto ustanovenia sa rozumie v štátnom orgáne, v ktorom je zriadený register, protokol centrálneho registra alebo osobitná evidencia centrálneho registra.

Ak sa zahraničná utajovaná skutočnosť a utajovaná skutočnosť poskytnutá v rámci medzinárodnej spolupráce, ktorá je utajovaným registratúrnym záznamom, nezaraďuje do spisu, označuje sa číslom podľa § 6 ods. 1 a obsahuje aspoň skratku stupňa utajenia.

Ak je zahraničná utajovaná skutočnosť a utajovaná skutočnosť poskytnutá v rámci medzinárodnej spolupráce prijatá centrálnym registrom, registrom alebo koncovým registrom na ďalšie vybavovanie, eviduje sa podľa § 9 ods. 1, ak vedúci podľa § 34 ods. 1 nerozhodol inak. Na vedenie protokolu alebo osobitnej evidencie podľa prvej vety sa rozumie v štátnom orgáne, v ktorom je zriadený register, protokol centrálneho registra alebo osobitná evidencia centrálneho registra.

Zahraničná utajovaná skutočnosť a utajovaná skutočnosť poskytnutá v rámci medzinárodnej spolupráce sa eviduje tak, že protokol alebo osobitná evidencia poskytujú ucelený prehľad o všetkých takýchto utajovaných skutočnostiach, jednotlivo oddelený v závislosti od konkrétnej cudzej moci.

Zahraničná utajovaná skutočnosť, ktorá je neelektronickým utajovaným registratúrnym záznamom, utajovaným predmetom alebo utajovaným hmotným nosičom, sa po prijatí označí slovenským ekvivalentom stupňa utajenia.

Zahraničná utajovaná skutočnosť sa v rámci systému registrov môže distribuovať priamo medzi registrami alebo koncovými registrami.

Zahraničná utajovaná skutočnosť sa môže distribuovať len štátnemu orgánu, podnikateľovi alebo inej právnickej osobe, ktorá má zriadený register; ak štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba nemá zriadený register, oboznámiť sa so zahraničnou utajovanou skutočnosťou je možné prostredníctvom centrálneho registra.

Zahraničná utajovaná skutočnosť a utajovaná skutočnosť poskytnutá v rámci medzinárodnej spolupráce, ktorá je evidovaná na ďalšie vybavenie, sa po uplynutí lehoty, počas ktorej je potrebná pre činnosť štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, vráti k protokolu alebo k osobitnej evidencii, v ktorej je pôvodne evidovaná na ďalšie vybavenie.

Vedúci môže rozhodnúť spôsobom podľa § 2 ods. 12 alebo 13 o nezaraďovaní utajovaných skutočností stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED a NATO RESTRICTED do spisu a o ich priamom vybavení v protokole alebo v osobitnej evidencii.

Ak ide o štátny orgán, v ktorom je zriadený koncový register, podnikateľa alebo inú právnickú osobu, môže ich vedúci rozhodnúť spôsobom podľa § 2 ods. 12 alebo 13 o evidencii utajovaných skutočností stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED a NATO RESTRICTED v osobitnej evidencii.

Osobitná evidencia obsahuje aspoň evidenčné číslo z tejto evidencie, dátum zaevidovania, údaje o pôvodcovi utajovanej skutočnosti stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED a NATO RESTRICTED, identifikačné údaje utajovanej skutočnosti pridelené pôvodcom utajovanej skutočnosti, vec a spracovateľa.

Utajovanú skutočnosť stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED a NATO RESTRICTED môže spracovateľ zničiť, ak nie je zaradená do spisu a nie je ďalej potrebná pre činnosť štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby; na takéto zničenie sa nevzťahuje § 35.

Ak utajované skutočnosti stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED a NATO RESTRICTED nie sú zaevidované spôsobom podľa § 33 ods. 1, register a koncový register prostredníctvom registra zasiela centrálnemu registru zoznam týchto utajovaných skutočností stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED a NATO RESTRICTED za obdobie kalendárneho mesiaca do desiateho dňa nasledujúceho mesiaca.

Zahraničná utajovaná skutočnosť, ktorá nie je ďalej potrebná pre činnosť adresáta, sa môže zničiť; lehotu, počas ktorej je potrebná pre činnosť adresáta, určí oprávnená osoba, ktorej je pridelená na vybavenie. Zničenie sa vykoná v systéme registrov pri dodržaní podmienok podľa § 23 ods. 4 až 11 spôsobom ustanoveným podľa štvrtej hlavy a piatej hlavy druhej časti zákona. Zničenie zahraničnej utajovanej skutočnosti sa vyznačí v protokole podľa § 33 ods. 5.

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. januára 2020.