92/2013 Z. z.
Časová verzia predpisu účinná od 01.01.2014
92
VYHLÁŠKA
Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
z 10. apríla 2013
ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 41/2011 Z. z. ustanovuje:
Čl. I
Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 251/2005 Z. z. a vyhlášky č. 242/2007 Z. z. sa mení a dopĺňa takto:
1.
§ 2 sa dopĺňa písmenom g), ktoré znie:
„g)
pri elektronickom zázname aj úplnosť štruktúrovaných údajov o jeho obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu a jeho správe.“.
2.
V § 4 ods. 2 písm. a) a b) sa za slová „registratúrnymi záznamami“ vkladá slovo „pôvodcu“.
3.
V § 4 ods. 2 písmeno c) znie:
„c)
registratúrnymi záznamami pôvodcu III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti iných pôvodcov registratúry; tieto registratúrne záznamy spravidla nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu.“.
4.
Doterajší text § 7 sa označuje ako odsek 1 a dopĺňa sa odsekom 2, ktorý znie:
„(2)
Pri hodnotení hodnovernosti elektronického záznamu sa prihliada najmä na podpis a úplnosť štruktúrovaných údajov o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu a jeho správe definovaných cieľovým alebo zdrojovým informačným systémom, v ktorom sú spracúvané.“.
5.
V § 9 ods. 3 a § 10 ods. 3 sa slová „na obale registratúrneho záznamu“ nahrádzajú slovami „na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil“.
6.
V § 10 ods. 2 sa v druhej vete vypúšťajú slová „uložený v registratúrnom stredisku“.
7.
V § 10 ods. 4 sa na konci pripájajú tieto slová: „alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry“.
8.
V § 11 ods.1 sa v prvej vete vypúšťajú slová „uložených v registratúrnom stredisku“ a za druhú vetu sa vkladá nová tretia veta, ktorá znie: „Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu.“.
9.
V § 12 sa odsek 1 dopĺňa písmenom d), ktoré znie:
„d)
pri elektronických registratúrnych záznamoch aj úplnosť štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe a schopnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.“.
10.
§ 13 sa vypúšťa.
11.
V § 14 sa vkladá nový odsek 1, ktorý znie:
„(1)
Do archívu sa preberajú iba archívne dokumenty.“.
Doterajšie odseky 1 a 2 sa označujú ako odseky 2 a 3.“.
12.
Za § 14 sa vkladajú § 14a a 14b, ktoré vrátane nadpisov znejú:
§14a Preberanie elektronických archívnych dokumentov
(1)
Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky ustanovené osobitným predpisom.6a)
(2)
Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú štruktúrované údaje o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe definované cieľovým informačným systémom vrátane informácie o ich hodnovernosti; ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie. Takéto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe.
(3)
Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch ustanovených osobitným predpisom.6b)
(4)
Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.
§14b Vyraďovanie archívnych dokumentov pri sprístupňovaní
(1)
Dôvodom vyradenia archívnych dokumentov je najmä
a)
prebranie archívnych dokumentov s rovnakým obsahom a rovnakou formálnou úpravou,
b)
prehodnotenie trvalej dokumentárnej hodnoty archívnych dokumentov.
(2)
Ak je dôvodom vyradenia skutočnosť podľa odseku 1 písm. a), archív si ponechá jeden archívny dokument a ďalšie archívne dokumenty vyradí.
(3)
Archív po vyradení archívnych dokumentov vyhotoví nový evidenčný list podľa § 35.“.
Poznámky pod čiarou k odkazom 6a a 6b znejú:
„6a)
Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
6b)
Príloha č. 2 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 136/2009 Z. z. o spôsobe a postupe používania elektronického podpisu a v obchodnom styku a administratívnom styku.
§ 20 a 21 výnosu Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy.“.
§ 20 a 21 výnosu Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy.“.
13.
V § 24 ods. 2 sa v prvej vete slová „priebežne, minimálne však dva razy za týždeň“ nahrádzajú slovami „jeden raz za týždeň“ a na konci tretej vety sa pripájajú tieto slová: „a pre uloženie fotografických materiálov 30 % až 50 %“.
14.
V § 24 sa za odsek 2 vkladá nový odsek 3, ktorý znie:
„(3)
Na zamedzenie účinku kyslých degradačných činiteľov z papiera na fotografické materiály (pozitívne, negatívne formy a ostatné fotomechanické a fotochemické tlače a svetlocitlivé materiály) a na zníženie účinku degradačných činiteľov na digitálne nosiče, ako sú kompaktné optické disky (CD a DVD), magnetické pásky a ostatné audiovizuálne nosiče vrátane externých optických diskov, sa tieto materiály, ak je to možné, ukladajú v ochranných obaloch osobitne v oddelených priestoroch spĺňajúcich podmienky uloženia podľa odseku 2.“.
Doterajšie odseky 3 až 7 sa označujú ako odseky 4 až 8.
15.
V § 24 ods. 8 sa slová „odsekov 4 až 6“ nahrádzajú slovami „odsekov 3 až 7“.
16.
Za § 24 sa vkladá § 24a, ktorý vrátane nadpisu znie:
§24a Ochrana elektronických registratúrnych záznamov a elektronických archívnych dokumentov
(1)
Ochrana elektronických registratúrnych záznamov sa zabezpečuje
a)
vypracovaním bezpečnostných požiadaviek pre hodnotenie elektronických registratúrnych záznamov z hľadiska informačnej bezpečnosti; to sa nevzťahuje na orgány a zariadenia verejnej správy,13a)
b)
elektronickým informačným systémom na správu registratúry,
c)
umiestnením elektronického informačného systému na správu registratúry a systémov obsahujúcich dáta spracúvané v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry v zabezpečených priestoroch,
d)
ochranou údajov prenášaných mimo prostredia, v ktorom je umiestnený elektronický informačný systém na správu registratúry, pred neoprávneným kopírovaním a pozmeňovaním.
(2)
Bezpečnostné požiadavky obsahujú aj postup pri zistení narušenia alebo podozrenia na narušenie bezpečnosti elektronického informačného systému na správu registratúry.
(3)
Elektronický informačný systém na správu registratúry na ochranu elektronických registratúrnych záznamov umožňuje
a)
riadenie prístupov k elektronickým registratúrnym záznamom,
b)
kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,
c)
obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami pôvodcu registratúry,
d)
zdieľanie častí miesta uloženia elektronického informačného systému na správu registratúry,
e)
zaznamenávanie údajov o jeho správe vrátane údajov o zmene jeho bezpečnostnej charakteristiky.
(4)
Elektronický registratúrny záznam sa hodnotí z hľadiska informačnej bezpečnosti. Hodnotí sa potreba zachovania jeho hodnovernosti, integrity a dostupnosti. Výsledky bezpečnostného hodnotenia sa uchovávajú počas celej doby uloženia elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry.
(5)
V závislosti na výsledkoch bezpečnostného hodnotenia elektronického registratúrneho záznamu a kritériách bezpečnostnej politiky pôvodcu registratúry sa vykoná analýza bezpečnostných rizík a identifikované bezpečnostné riziká sa zmierňujú primeranými bezpečnostnými opatreniami. Pre kritické elektronické registratúrne záznamy13b), pri ktorých bola pri analýze bezpečnostných rizík identifikovaná potreba vysokej dostupnosti, sa použijú postupy a opatrenia na riadenie kontinuity činnosti podľa technickej normy.13c)
(6)
Princípy a postupy na ochranu elektronických registratúrnych záznamov upravuje technická norma.13c)
(7)
Ustanovenia odsekov 1 až 6 sa primerane vzťahujú aj na ochranu elektronických archívnych dokumentov.“.
Poznámky pod čiarou k odkazom 13a až 13c znejú:
„13a)
Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z.
13b)
§ 2 písm. r) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z.
13c)
STN ISO/IEC 27002:2006 Informačné technológie. Zabezpečovacie techniky. Pravidlá dobrej praxe manažérstva informačnej bezpečnosti.“.
17.
V § 29 ods. 1 sa vypúšťajú slová „archívne dokumenty,“.
18.
V § 29 sa za odsek 3 vkladá nový odsek 4, ktorý znie:
„(4)
Ústrednú evidenciu tvoria evidencie štátnych archívov, evidencia archívov, zoznam osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti a evidencia archívnych pomôcok.“.
Doterajší odsek 4 sa označuje ako odsek 5.
19.
§ 32 vrátane nadpisu znie:
§32 Ústredná evidencia
(1)
Ústredná evidencia sa vedie v elektronickej forme. Štátny archív má prístup do ústrednej evidencie na vykonanie zápisov do evidenčných listov, ktoré vedie.
(2)
Archívne pomôcky sa vyhotovujú v elektronickej forme a obsahujú najmä informácie o
a)
vzniku a činnosti pôvodcu archívnych dokumentov,
b)
starostlivosti pôvodcu o registratúrne záznamy a archívne dokumenty,
c)
spôsobe sprístupnenia archívom,
d)
štruktúre a obsahu archívnych dokumentov,
e)
množstve a druhoch archívnych dokumentov.“.
20.
V § 35 ods. 2 písmeno a) znie:
„a)
identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov, a to číslo evidenčného listu, názov a identifikátor archívu, názov súboru archívnych dokumentov, meno a priezvisko alebo názov pôvodcu archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku archívnych dokumentov,“.
21.
V § 35 sa odsek 2 dopĺňa písmenami i) až n), ktoré znejú:
„i)
identifikátor elektronického súboru archívnych dokumentov z centrálneho úložiska elektronických archívnych dokumentov,
j)
formát elektronického archívneho dokumentu a jeho verziu,
k)
veľkosť v bajtoch, a to osobitne pre nesprístupnené archívne dokumenty a osobitne pre sprístupnené archívne dokumenty,
l)
množstvo archívnych dokumentov v bežných metroch, a to osobitne pre nesprístupnené archívne dokumenty a osobitne pre sprístupnené archívne dokumenty,
m)
identifikačné údaje o archívnej pomôcke, a to evidenčné číslo, druh a názov archívnej pomôcky, časový rozsah, rok vzniku a meno a priezvisko zhotoviteľa archívnej pomôcky,
n)
klasifikačný kód súboru archívnych dokumentov.“.
22.
V § 38 prvej vete sa slová „vyradenom z evidencie archívu“ nahrádzajú slovami „vyradených z evidencie archívu alebo o jeho časti“.
23.
V § 40 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Štúdium elektronických kópií archívnych dokumentov sa umožňuje ich zverejnením na webovom sídle archívu alebo na webovom sídle zriaďovateľa archívu.“
24.
V § 40 ods. 4 sa za slová „archívnych dokumentov“ vkladajú slová „a elektronické kópie archívnych dokumentov“.
25.
Za § 43 sa vkladá § 43a, ktorý vrátane nadpisu znie:
§43a Prechodné ustanovenie účinné od 1. mája 2013
„(5) Archív osvedčuje elektronický archívny dokument na jeho listinnej kópii do zriadenia elektronického archívu ministerstva.“.
26.
Príloha č. 5 znie:
„Príloha č. 5 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.
PROTOKOL O KONZERVOVANÍ A REŠTAUROVANÍ ARCHÍVNEHO DOKUMENTU
Čl. II
Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. mája 2013 okrem čl. I bodu 12 § 14a, bodu 16 § 24a ods.7 a bodu 21 § 35 ods. 2 písm. i) až k), ktoré nadobúdajú účinnosť 1. januára 2014.
Robert Kaliňák v. r.
