525/2011 Z. z.
Časová verzia predpisu účinná od 01.07.2021
525
VÝNOS
Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
z 12. decembra 2011
o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 41/2011 Z. z. ustanovuje:
Základné ustanovenia
§1 Štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry
(1)
Týmto výnosom sa ustanovujú štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) pri zabezpečovaní
a)
vzťahu medzi entitami registratúry,
b)
kontroly a bezpečnosti elektronického systému správy registratúry,
c)
zmenového protokolu vedeného k elektronickému systému správy registratúry,
d)
prijímania elektronických záznamov,
e)
hromadného importu elektronických registratúrnych záznamov,
f)
správy elektronickej pošty v elektronickom systéme správy registratúry,
g)
skenovania neelektronických registratúrnych záznamov,
h)
evidovania elektronických registratúrnych záznamov a spisov,
i)
prenosu, exportu a zničenia elektronických registratúrnych záznamov,
j)
vyhľadávania elektronických registratúrnych záznamov,
k)
znázornenia elektronických registratúrnych záznamov,
l)
tlače elektronických registratúrnych záznamov,
m)
režimu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov,
n)
vykonania odbornej archívnej prehliadky elektronických registratúrnych záznamov,
o)
všeobecných požiadaviek na správu parametrov a konfiguráciu elektronického systému správy registratúry a správu používateľov,
p)
zmien, vymazávania a anonymizovania elektronických registratúrnych záznamov,
q)
vedenia evidencie neelektronických registratúrnych záznamov,
r)
podpory vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov,
s)
správy elektronických registratúrnych záznamov,
t)
správy agendových spisov,
u)
používania elektronického podpisu a kvalifikovaného elektronického podpisu1) v elektronickom systéme správy registratúry,
v)
prevádzky na geograficky odlišných miestach,
w)
on-line prístupu a vzdialeného prístupu,
x)
uplatnenia bezpečnostných kategórií pri narábaní s entitami registratúry.
(2)
Počítačová aplikácia, ktorá zabezpečuje pracovné procesy súvisiace výlučne s evidovaním záznamov a spisov, sa nepovažuje za elektronický systém správy registratúry.
(3)
Ak sa elektronický systém správy registratúry využíva aj na správu utajovaných skutočností, zabezpečuje sa spôsobom podľa osobitného predpisu.1a)
§2 Vymedzenie základných pojmov
Na účely tohto výnosu sa rozumie
a)
agendou súbor procesov smerujúcich k spracovaniu konkrétneho úradného konania, ktoré je nutné vykonať kontinuálnym spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,
b)
agendovým informačným systémom systém správy registratúry určený na evidenciu a správu registratúrnych záznamov a spisov vedených osobitným spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,
c)
agendovým spisom spis, ktorý je spracovávaný postupom podľa osobitného predpisu,
d)
anonymizovaním úprava elektronických registratúrnych záznamov obsahujúca proces skrytia určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname, spravidla osobných údajov a iných neutajovaných citlivých informácií,
e)
autenticitou registratúrneho záznamu vlastnosť registratúrnych záznamov charakterizujúca jeho pôvodnosť a hodnovernosť;2) autentický elektronický registratúrny záznam je považovaný za pravý bez toho, aby bola skúmaná jeho hodnovernosť,
f)
bezpečnosťou elektronického registratúrneho záznamu súbor opatrení, ktoré zabezpečia zachovanie elektronického registratúrneho záznamu, jeho autenticity a integrity,
g)
číslom spisu evidenčný znak spisu v rámci evidencie spisov; jeho štruktúru ustanovuje osobitný predpis,2a)
h)
číslom záznamu evidenčný znak registratúrneho záznamu v rámci evidencie registratúrnych záznamov,
i)
dedičnosťou schopnosť entity registratúry umožňujúca odovzdanie určitých vlastností z hierarchicky nadradenej entity registratúry na hierarchicky podriadenú entitu registratúry,
j)
dobou konfigurácie časový okamih v životnom cykle elektronického systému správy registratúry, v ktorom sú ustanovené alebo zmenené jeho parametre,
k)
druhom registratúrneho záznamu vecne osobitná charakteristika opisujúca registratúrny záznam, ktorá umožňuje elektronickému systému správy registratúry, aby spravoval elektronické registratúrne záznamy rovnakého druhu zhodne a ustanoveným spôsobom,
l)
elektronickým systémom správy registratúry informačný systém určený na uloženie a správu elektronických registratúrnych záznamov; jeho integrálnou súčasťou je aj počítačová aplikácia zabezpečujúca pracovné procesy súvisiace so správou registratúry,
m)
elektronickým registratúrnym strediskom funkčná zložka elektronického systému správy registratúry určená na uloženie a ochranu elektronických registratúrnych záznamov pre potreby pôvodcu registratúry až do vyraďovacieho konania v rámci informačných činností tvorených týmto systémom,
n)
entitou registratúry registratúrny záznam, spis alebo vecná skupina spisov,
o)
exportom elektronického registratúrneho záznamu proces vytvorenia jeho kópie vrátane jeho metadát na účel premiestnenia vzniknutej kópie do iného systému,
p)
históriou entity registratúry záznam o správe entity registratúry v priebehu času obsahujúci údaje zaznamenané v metadátach elektronického registratúrneho záznamu, ktoré deklarujú kontinuálnym spôsobom nakladanie s entitou registratúry pri výkone správy registratúry,
q)
jednoznačným identifikátorom entity registratúry znak pevne spojený s entitou registratúry zaisťujúci jej nezameniteľnosť a jedinečnosť; môže ním byť číslo spisu alebo číslo záznamu,
r)
kritickým registratúrnym záznamom registratúrny záznam zásadného významu, ktorý je nevyhnutný pre schopnosť pôvodcu registratúry pokračovať v pracovnej činnosti, a to s prihliadnutím na zachovanie jeho pripravenosti na plnenie svojich úloh a s prihliadnutím na vytvorené predpoklady vyrovnať sa s následkami mimoriadnych udalostí alebo krízových stavov alebo ochrániť svoje dlhodobé hospodárske a právne záujmy,
s)
metadátami entity registratúry dáta opisujúce kontext, obsah a štruktúru entity registratúry a ich správu v priebehu času,
t)
používateľom vopred určený zamestnanec alebo skupina zamestnancov, ktorému bol udelený súhrn funkčných oprávnení pri používaní elektronického systému správy registratúry,
u)
prenosom proces premiestnenia entít spolu s ich metadátami do iného systému; účelom prenosu je najmä previesť vybrané elektronické registratúrne záznamy do archívu na trvalé uloženie alebo do externého elektronického registratúrneho strediska,
v)
prijímaním záznamu úkon elektronického systému správy registratúry, ktorým sa záznam deklaruje ako záznam; súčasťou prijímania záznamu sú činnosti spojené s uložením a zatriedením elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy registratúry, najmä jeho označenie, evidencia a pridanie metadát,
w)
registratúrnou značkou označenie entity registratúry, ktoré určuje jej jednoznačné miesto v hierarchii registratúrneho plánu; je tvorená hlavným znakom v hierarchii najvyššie postavenej materskej vecnej skupiny, znakmi dcérskych vecných skupín nižšie umiestnených v hierarchii registratúrneho plánu až do dosiahnutia najbližšej entity registratúry,
x)
režimom vyraďovania ustanovený systém vyraďovania entít registratúry, ktorý zahŕňa predloženie návrhu na vyradenie, po jeho schválení príslušným štátnym archívom automatické zničenie elektronických registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty a prevod elektronických registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu; pri vyraďovaní sa vyhodnocujú metadáta a obsah elektronického registratúrneho záznamu,
y)
schvaľovateľom registratúrneho záznamu osoba zodpovedná v rámci svojich oprávnení udelených pôvodcom registratúry za obsah elektronického registratúrneho záznamu,
z)
správcom registratúry fyzická osoba, ktorá je používateľom elektronického systému správy registratúry a boli jej pridelené špeciálne oprávnenia; správca registratúry je zodpovedný za správu registratúry u pôvodcu registratúry; rola správcu registratúry môže byť pridelená viacerým fyzickým osobám,
aa)
trvalými metadátami určená množina metadát entity registratúry, ktorá zostane zachovaná po zničení alebo prenose entity registratúry a je dokladom, že entita registratúry bola spravovaná elektronickým systémom správy registratúry,
ab)
úložnou jednotkou jednotka na ukladanie registratúrnych záznamov a spisov,
ac)
uzatvorením spisu proces, v dôsledku ktorého je znemožnené vkladanie ďalších registratúrnych záznamov do spisu alebo vyberanie existujúcich registratúrnych záznamov zo spisu,
ad)
verziou záznamu kódové označenie stavu záznamu v určitej fáze jeho životného cyklu; verziou je spravidla jeden z návrhov záznamu alebo konečný záznam; v niektorých prípadoch dokončené záznamy existujú v niekoľkých verziách,
ae)
vymazaním proces fyzického vymazania entít alebo ich vylúčenie z ďalšieho spracovania v elektronickom systéme správy registratúry so zachovaním možnosti rekonštrukcie entity registratúry,
af)
záznamom každá písomná, obrazová, zvuková alebo inak zaznamenaná informácia, ktorá bola vytvorená pôvodcom alebo bola pôvodcovi registratúry doručená,
ag)
zmenovým protokolom súbor informácií o operáciách vykonaných v elektronickom systéme správy registratúry umožňujúci rekonštrukciu histórie týchto operácií a kontrolu vykonaných operácií,
ah)
znázornením interpretácia elektronického registratúrneho záznamu zrozumiteľná pre používateľa, ktorá je uskutočnená najmä vo forme vizualizácie na obrazovke, tlačového výstupu, zvukovej prezentácie alebo multimediálnej prezentácie,
ai)
zničením proces likvidácie elektronického záznamu a elektronického registratúrneho záznamu, ktorý znemožňuje ich rekonštrukciu a identifikáciu ich obsahu.
§3 Štandardy pre elektronický systém správy registratúry
(1)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry sú uvedené v prílohe č. 1.
(2)
Základné vzťahy medzi entitami registratúry umožňujú v rámci registratúry pôvodcu zaraďovanie registratúrnych záznamov spolu s ich prílohami do spisov a zaraďovanie spisov do vecných skupín. Model vzťahov medzi entitami registratúry a popis základných vzťahov medzi nimi je uvedený v prílohe č. 2.
(3)
Súbor entít má v závislosti od pôvodcu registratúry rôznu štruktúru členenia. Model štruktúry členenia súboru entít je uvedený v prílohe č. 3.
§4 Podmienky kontroly a bezpečnosti elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Programové vybavenie elektronického systému správy registratúry umožňuje
a)
kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,
b)
obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami pôvodcu registratúry,
c)
zdieľanie častí miesta uloženia elektronického systému správy registratúry.
(2)
Na zabezpečenie prístupu v elektronickom systéme správy registratúry a na podporu obnovy dát možno v prípadoch ustanovených správcom registratúry uložiť v zmenovom protokole informácie o každom nahliadnutí do elektronických registratúrnych záznamov a informácie o iných činnostiach týkajúcich sa elektronických registratúrnych záznamov, ako aj súvisiacich záznamov.
(3)
Na správu prístupu k elektronickému systému správy registratúry sú vytvorené organizačné a technické opatrenia, ktoré umožnia pôvodcovi registratúry kontrolovať prístup k ním spravovaným elektronickým registratúrnym záznamom. Tieto organizačné a technické opatrenia obsahujú najmä špecifikáciu bezpečnostných opatrení a pravidlá ich vykonávania tak, že prístup k elektronickému registratúrnemu záznamu je poskytovaný v súvislosti s pracovnou pozíciou, ktorú fyzická osoba u pôvodcu registratúry plní.
(4)
Ako zápis uskutočnených operácií týkajúcich sa elektronického systému správy registratúry sa vyhotovuje zmenový protokol. Zmenový protokol zahŕňa operácie vykonané používateľmi alebo správcom registratúry alebo operácie, ktoré spustí automaticky elektronický systém správy registratúry na základe parametrov systému. Zmenový protokol umožňuje vyhľadať, identifikovať alebo rekonštruovať činnosť elektronického systému správy registratúry, jednotlivých používateľov v systéme a histórii entít.
(5)
Elektronický systém správy registratúry pravidelne zálohuje elektronické registratúrne záznamy a metadáta tak, aby boli okamžite obnoviteľné v prípade ich straty, pri poruche systému, nepredvídateľnej udalosti alebo narušenej bezpečnosti systému.
(6)
Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje tieto samostatné zálohovacie operácie:
a)
plné zálohovanie, ktorým sa zálohujú všetky dáta vedené v systéme,
b)
nevyhnutné zálohovanie, ktorým sa zálohujú iba konfigurácie elektronického systému správy registratúry a elektronické registratúrne záznamy a spisy označené ako „Kritické“; nevyhnutné zálohy systém ukladá na iné médiá, ako sú médiá využívané na zálohovanie plných záloh.
(7)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry v rámci kontroly a bezpečnosti sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 2 až 4.
§5 Podmienky prijímania elektronických záznamov
(1)
Proces prijímania záznamu v elektronickom systéme správy registratúry zahŕňa jeho kontrolu a umožňuje používateľom
a)
prijímať bez zmeny obsahu elektronické záznamy bez ohľadu na ich dátový formát, metódu kódovania alebo iné technické charakteristiky,
b)
zabezpečiť vloženie elektronického registratúrneho záznamu do spisu a pre zaradenie do viacerých spisov vytvoriť kópie elektronického záznamu,
c)
zabezpečiť vecne správne zaradenie spisu v registratúre podľa registratúrneho plánu.
(2)
Proces prijímania záznamu musí umožňovať znázornenie elektronických záznamov vo formátoch podľa osobitného predpisu.2b)
(3)
Prijímanie záznamov sa v elektronickom systéme správy registratúry môže uskutočniť rôznymi spôsobmi, najmä
a)
hromadným importom záznamov z kompatibilného dokument manažment systému,
b)
hromadným importom záznamov z kompatibilného elektronického systému správy registratúry,
c)
ako jeden kompatibilný dátový súbor obsahujúci sériu záznamov rovnakého typu,
d)
ako záznamy z kompatibilného snímacieho alebo znázorňovacieho systému,
e)
ako záznamy zo zložiek operačného systému,
f)
priebežným importom z prístupových miest určených osobitným predpisom,2c)
g)
priebežným importom z agendového informačného systému.
(4)
Pri hromadnom importe elektronický systém správy registratúry prijíma elektronický registratúrny záznam a jeho metadáta ako pri procese prijímania záznamu. V procese hromadného importu môže preto dochádzať k rozšíreniu registratúrneho plánu alebo prijímania informácií zmenového protokolu.
(5)
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vytváranie elektronického registratúrneho záznamu ustanoveného druhu výlučne špecifikovaným skupinám používateľov podľa ich pracovných potrieb.
(6)
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry definovať jeden druh elektronického registratúrneho záznamu ako predvolený, používaný spravidla všetkými používateľmi, ktorí sú oprávnení prijímať elektronické registratúrne záznamy.
(7)
Pri projektovaní implementácie elektronického systému správy registratúry sa má v rámci správy registratúry prihliadať na podmienky ďalšieho spracovania registratúrnych záznamov v neelektronickej podobe. Pri projektovaní treba uvážiť najmä
a)
existujúce neelektronické registratúrne záznamy, na ktoré bude elektronický systém správy registratúry odkazovať v súvislosti s elektronickými registratúrnymi záznamami,
b)
neelektronické registratúrne záznamy, ktoré pôvodca registratúry naďalej prijíma alebo vytvára, ale ktoré požaduje viesť v elektronickom systéme správy registratúry v elektronickej podobe.
(8)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu elektronických záznamov, ich hromadnému importu, k správe e-mailov a skenovaniu a znázorňovaniu záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 5 až 8.
§6 Evidovanie elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Evidovanie je zaznamenávanie doručených a odoslaných elektronických záznamov v evidencii na získanie jednoznačného prehľadu a umožnenie ich kontroly v režime správy registratúry. Evidovaním vzniká evidencia doručených elektronických záznamov alebo vlastných elektronických registratúrnych záznamov a evidencia spisov. Ďalej vzniká záznam o životnom cykle elektronického registratúrneho záznamu, jeho vložení do spisu, jeho vybavení a záznam o uzavretí spisu.
(2)
Evidencia elektronických záznamov ustanovuje požiadavky na ich identifikáciu (číslo záznamu a číslo spisu). Jednoznačná identifikácia elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy registratúry sa zároveň určuje jednoznačným identifikátorom záznamu, ktorý je generovaný elektronickým systémom správy registratúry a registratúrnou značkou.
(3)
V mieste a čase doručenia elektronického záznamu sa automaticky v evidencii elektronických záznamov zaznamená jednoznačný identifikátor, dátum prijatia a spravidla adresa odosielateľa.
(4)
V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri elektronických registratúrnych záznamoch v elektronickom systéme správy registratúry povinne znázorňujú položky uvedené v prílohe č. 1 bode 9.1.
(5)
V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri spise povinne znázorňujú všetky položky uvedené v prílohe č. 1 bode 9.4.
(6)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k evidovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bode 9.
§6a Tvorba a odosielanie elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Tvorba elektronických registratúrnych záznamov sa zabezpečuje prostredníctvom
a)
elektronického formulára podľa osobitného predpisu,2d)
b)
systémovej šablóny vytvorenej vo formáte podľa osobitného predpisu.2b)
(2)
Prílohy elektronických registratúrnych záznamov nemusia byť vytvorené prostredníctvom elektronického formulára, a to ani vtedy, ak je takto vytvorený elektronický registratúrny záznam, ku ktorému patria. Formáty príloh ustanovuje osobitný predpis.2b)
(3)
Elektronické formuláre používané na tvorbu elektronických registratúrnych záznamov sa do elektronického systému správy registratúry vkladajú. Vytváranie systémových šablón na tvorbu dokumentov umožňuje elektronický systém na správu registratúry.
(4)
Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje odosielanie elektronických registratúrnych záznamov prostredníctvom prístupových miest podľa osobitného predpisu.2c)
(5)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k tvorbe a odosielaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 22.16 až 22.19.
§7 Uchovávanie, export a zničenie elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Elektronický registratúrny záznam je v elektronickom systéme správy registratúry uchovávaný až do odovzdania do trvalej archívnej starostlivosti archívu alebo zničenia po rozhodnutí o jeho trvalej dokumentárnej hodnote vo vyraďovacom konaní a do odstránenia všetkých odkazov naň.
(2)
Používateľom je umožnené exportovať elektronické registratúrne záznamy z elektronického systému na správu registratúry do iného pracovného prostredia bez ich zmeny alebo zmeny ich metadát.
(3)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uchovávaniu, exportu a zničeniu elektronických registratúrnych záznamov a vo vzťahu k odkazom medzi entitami registratúry sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 10 a 11.
§8 Vyhľadávanie a znázorňovanie elektronických registratúrnych záznamov a spisov
(1)
Súčasťou elektronického systému správy registratúry je funkcia vyhľadávať a znázorňovať spisy a registratúrne záznamy. Táto funkcia je konfigurovateľná podľa potrieb pôvodcu registratúry.
(2)
Používateľ môže použiť pri vyhľadávaní ako podmienky vyhľadávania akúkoľvek kombináciu metadát alebo obsah elektronického registratúrneho záznamu. V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa vyhľadáva a radí najmä podľa
a)
identifikácie spisu (agendového spisu),
b)
čísla záznamu,
c)
jednoznačného identifikátora,
d)
vlastníka, schvaľovateľa alebo spracovateľa,
e)
názvu entity registratúry,
f)
dátumu odoslania,
g)
dátumu prijatia,
h)
označenia a identifikácie záznamu vykonaných odosielateľom,
i)
názvu záznamu, spisu, agendového spisu,
j)
plne určenej registratúrnej značky spisu alebo agendového spisu,
k)
podľa názvu alebo priezviska odosielateľa,
l)
režimu vyraďovania.
(3)
Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje znázornenie elektronických registratúrnych záznamov vo formátoch podľa osobitného predpisu;2b) prezentáciu súborov môže zabezpečovať aj prostredníctvom externej aplikácie alebo externého informačného systému.
(4)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyhľadávaniu, znázorňovaniu a tlači elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 12 až 14.
§9 Vyraďovanie elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Vyraďovanie elektronického registratúrneho záznamu sa riadi režimom vyraďovania spisu, do ktorého elektronický registratúrny záznam patrí. Režim vyraďovania určuje vecnej skupine registratúrnych záznamov registratúrny plán pôvodcu registratúry.
(2)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyraďovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 15 a 16.
§10 Správcovská rola
(1)
Správcovskú rolu v elektronickom systéme správy registratúry plní správca registratúry.
(2)
Správca registratúry sleduje činnosť a stav elektronického systému správy registratúry prostredníctvom stavových hlásení o správe a štatistických a jednorazových správ. To platí v celom elektronickom systéme správy registratúry a vzťahuje sa na
a)
registratúrny plán,
b)
spis,
c)
aktivitu používateľov,
d)
prístupové a bezpečnostné oprávnenia,
e)
výber elektronických registratúrnych záznamov označených znakom hodnoty „A“.
(3)
Úlohy správcu registratúry vo vzťahu k bezpečnosti elektronického systému správy registratúry sú ustanovené bezpečnostnou politikou pôvodcu registratúry.
(4)
Príklady rolí v rámci elektronického systému správy registratúry sú uvedené v prílohe č. 4.
(5)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k všeobecným požiadavkám na správu parametrov, správu a konfiguráciu systému, správu používateľov a hláseniam o stave sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 17 a 18.
§11 Zmeny, vymazávanie, zničenie a anonymizovanie elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Schválený elektronický registratúrny záznam nemožno zmeniť ani vymazať; to neplatí, ak ide o vyraďovacie konanie, ak tak ustanoví osobitný predpis alebo ak ide o odstránenie chýb v správe registratúry.
(2)
Ak sú entity registratúry vylúčené z ďalšieho spracovania, sú ďalej uchované v elektronickom systéme správy registratúry v nezmenenej podobe so sprievodným zápisom v metadátach, ale pre používateľov sú tieto entity registratúry pre zmeny neprístupné.
(3)
Anonymizovanie sa vykonáva na kópii elektronického registratúrneho záznamu s cieľom skrytia určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname. Elektronický systém správy registratúry uloží pôvodný elektronický registratúrny záznam i jeho kópiu; kópia má byť označená ako kópia a nesmie nahrádzať pôvodný elektronický registratúrny záznam.
(4)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenám, vymazávaniu, zničeniu a anonymizovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bode 19.
§12 Evidovanie a správa neelektronických registratúrnych záznamov
(1)
Pôvodca registratúry v elektronickom systéme správy registratúry vedie aj evidenciu neelektronických registratúrnych záznamov.
(2)
Spis môže obsahovať akúkoľvek kombináciu elektronických registratúrnych záznamov a neelektronických registratúrnych záznamov.
(3)
Na zabezpečenie správy neelektronických registratúrnych záznamov elektronický systém správy registratúry umožňuje prijať a spravovať ich metadáta. Tieto metadáta umožňujú správcovi registratúry a používateľom za podmienky platnosti kontroly prístupu vyhľadávať, sledovať, vybrať a posudzovať profilové údaje o listinných (neelektronických) registratúrnych záznamoch a ich znázornenia (elektronický obraz) a prideľovať k nim prístupové práva rovnakým spôsobom ako k elektronickým registratúrnym záznamom.
(4)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vedeniu evidencie a podpore vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 20 a 21.
§13 Požiadavky na správu elektronických registratúrnych záznamov
(1)
Elektronický systém správy registratúry poskytuje integrované riešenie s dokument manažment systémom.
(2)
Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje v procese obehu elektronických spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov medzi používateľmi, organizačnými zložkami pôvodcu registratúry a aplikačnými programami, ako aj v procese ich spracovania najmä
a)
riadenie zásadných procesov, ako je príjem elektronických registratúrnych záznamov, ich vytváranie, zakladanie spisov alebo odstraňovanie týchto entít,
b)
kontrolu elektronických registratúrnych záznamov pred príjmom,
c)
riadenie pohybu elektronických registratúrnych záznamov alebo spisov od používateľa k používateľovi ku konkrétnym operáciám,
d)
upozornenie používateľov na dostupnosť elektronických registratúrnych záznamov,
e)
distribúciu elektronických registratúrnych záznamov,
f)
správu elektronických registratúrnych záznamov prostredníctvom procesov práce s agendovými spismi.
(3)
Elektronický systém správy registratúry umožňuje spravovať rôzne verzie elektronického registratúrneho záznamu ako jedinú entitu registratúry.
(4)
Ak sa elektronický záznam prijal do elektronického systému správy registratúry alebo odoslal z elektronického systému správy registratúry alebo do dokument manažment systému prostredníctvom elektronickej podateľne, platí pre elektronický záznam a pre činnosti elektronickej podateľne osobitný predpis.3)
(5)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe elektronických registratúrnych záznamov a pracovným postupom sú uvedené v prílohe č. 1 bode 22.
§14 Správa agendových spisov
(1)
Elektronický systém správy registratúry je konfigurovaný tak, aby umožnil existenciu používateľskej roly „spracovateľ agendových spisov“ so špecifickými prístupovými oprávneniami pre vecné skupiny spisov evidovaných a spracovávaných v agendových informačných systémoch.
(2)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe agendových spisov sú uvedené v prílohe č. 1 bode 23.
§15 Použitie elektronického podpisu a časovej pečiatky
(1)
V elektronickom systéme správy registratúry môže byť elektronický registratúrny záznam podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom.
(2)
Elektronický registratúrny záznam môže byť v uzatvorenom systéme podpísaný zdokonaleným elektronickým podpisom alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom, alebo zabezpečený elektronickým podpisom nižšej úrovne bezpečnosti ako je zdokonalený elektronický podpis, napríklad autorizačným kódom. Autorizačný kód je jednorazový kód na autorizáciu,5) má podobný účel ako zdokonalený elektronický podpis, vytvorí sa namiesto asymetrického kľúča na základe symetrického kľúča a elektronického dokumentu, pričom jeho vytvorenie na základe iného elektronického dokumentu a kľúča je technicky nepravdepodobné, ale možné, a kľúč použitý na validáciu je možné zneužiť pri jeho slabej ochrane na vyhotovenie falošných podpisov, keďže je k nemu prístup v čase validácie. Takýto elektronický registratúrny záznam pri exporte alebo prenose údajov stráca ochranu.
(3)
Na zistenie existencie dát vo vzťahu k spracúvanému časovému údaju sa používa časová pečiatka,6) ktorá je dátovou správou vydanou kvalifikovaným poskytovateľom dôveryhodných služieb7) spájajúcou interval dátumu a času s údajmi hodnoverným spôsobom, čím tvorí dôkaz o existencii týchto iných údajov v danom čase.
(4)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu ku kvalifikovanému elektronickému podpisu sú uvedené v prílohe č. 1 bode 24.
§16 Vzdialený prístup
(2)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prevádzke elektronického systému správy registratúry na geograficky oddelených miestach a vzdialenému prístupu sú uvedené v prílohe č. 1 bode 25.
§17 Uplatnenie bezpečnostných kategórií
(1)
Bezpečnostné nastavenia elektronického systému správy registratúry zohľadňujú obmedzenia prístupu na základe bezpečnostných kategórií v súlade s bezpečnostnými opatreniami,8) pôvodcu registratúry.
(2)
Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uplatneniu bezpečnostných kategórií sú uvedené v prílohe č. 1 bode 26.
§18 Tvorba a správa systémových a iných hodnôt
(1)
Elektronický systém správy registratúry umožňuje používať trvalé implicitné hodnoty na zápis dát tam, kde je to vhodné. Implicitnými hodnotami sú spravidla
a)
hodnoty definované používateľom,
b)
štandardné hodnoty definované správcom registratúry,
c)
hodnoty odvodené z kontextu vykonávanej činnosti (napríklad dátum, odkaz na spis, používateľ).
(2)
Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry konfigurovať ponukové zoznamy, z ktorých používateľ vyberá hodnoty metadát na ich zápis.
§19 Dokumentácia životného cyklu elektronického systému správy registratúry
(1)
Registratúrne záznamy s údajmi o elektronickom systéme správy registratúry sú počas jeho životného cyklu ukladané do spisu o elektronickom systéme správy registratúry. O elektronickom systéme správy registratúry sa vedú, dopĺňajú a aktualizujú údaje aj v elektronickom spise, a to po celú dobu jeho životného cyklu.
(2)
Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje evidenčný list, v ktorom sú uvedené:
a)
názov elektronického systému správy registratúry ako obchodného produktu,
b)
obchodné meno dodávateľa elektronického systému správy registratúry,
c)
dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do skúšobnej prevádzky,
d)
dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do riadnej prevádzky,
e)
informácie o významných zmenách elektronického systému správy registratúry a čase ich vykonania,
f)
dátum ukončenia prevádzky elektronického systému správy registratúry,
g)
technická charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä použité technológie a databázy,
h)
vecná charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä určenie časti agendy pôvodcu registratúry, na ktorú sa vzťahuje,
i)
prehľad právnych predpisov vzťahujúcich sa na obsah elektronického systému správy registratúry,
j)
údaje o prístupe verejnosti k elektronickému systému správy registratúry,
k)
prehľad správcovských rolí a správcov registratúry a ich zaradenie v organizačnej štruktúre pôvodcu registratúry,
l)
prehľad používateľských rolí a ich charakteristika.
(3)
Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje
a)
doklady o nadobudnutí, právnom titule a podmienkach jeho používania a dokumentáciu o zavedení elektronického systému správy registratúry u pôvodcu registratúry vrátane odovzdávacích protokolov,
b)
analytickú a projektovú dokumentáciu,
c)
obsahuje systémovú príručku,
d)
používateľské príručky pre všetky používateľské a správcovské roly.
(4)
Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje kópie vnútorných predpisov, ktorými sú ustanovené pravidlá na jeho prevádzku, napríklad registratúrny poriadok a registratúrny plán.
§20 Všeobecné požiadavky na metadáta elektronického systému správy registratúry
(1)
Všeobecnými požiadavkami na metadáta elektronického systému správy registratúry sú:
a)
elektronický systém správy registratúry neobmedzuje počet prvkov metadát povolených pre každú entitu registratúry,
b)
elektronický systém správy registratúry je nakonfigurovaný tak, aby metadáta boli spracovávané automaticky,9)
c)
elektronický systém správy registratúry podporuje najmä tieto formáty prvkov metadát:
1.
abecedné,
2.
alfanumerické,
3.
numerické,
4.
časové,
5.
logické (typu „ÁNO/NIE“),
d)
elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry určiť, ktorý prvok metadát je povinný a ktorý voliteľný,
e)
elektronický systém správy registratúry umožňuje automatické dedenie hodnôt prvkov metadát z najbližšej vyššej úrovne v hierarchii registratúrneho plánu,
f)
elektronický systém správy registratúry umožňuje získať hodnoty metadát
1.
zo softvérovej aplikácie vytvárajúcej záznamy,
2.
z operačného systému,
3.
zo sieťového softvéru,
4.
od používateľa v čase príjmu,
5.
na základe pravidiel definovaných na účely generovania metadát systémom v čase príjmu,
g)
elektronický systém správy registratúry podporuje kontrolu platnosti metadát, ak sú metadáta zapísané používateľmi alebo sú importované, a to najmä formát obsahu metadát a rozpätie hodnôt,
h)
elektronický systém správy registratúry spravidla umožňuje správcovi registratúry pre hodnoty vkladaných metadát konfigurovať každý prvok tak, aby podporoval použitie
1.
trvalej, používateľom definovanej štandardnej hodnoty,
2.
preddefinovanej hodnoty,
3.
aktuálneho dátumu (len pre časové prvky),
4.
prázdneho prvku,
i)
elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vykonávanie zmien v hodnotách metadát,
j)
elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry zmenu konfigurácie metadát, ktoré sú zaznamenávané do zmenového protokolu.
(2)
Prvok metadát je definovaný na základe funkčných požiadaviek na elektronický systém správy registratúry. Prvok metadát je identifikovaný týmito atribútmi:
a)
formát a dĺžka poľa,
b)
povinnosť (záväzné alebo voliteľné),
c)
zdroj dát,
d)
charakter kontroly platnosti,
e)
pravidlá dedičnosti,
f)
pravidlá preddefinovaných hodnôt na zápis dát.
Atribúty môžu byť upravené osobitným predpisom.
(3)
Prvky metadát entít sú uvedené v prílohe č. 5.
§21 Prechodné ustanovenie
Na elektronické systémy správy registratúry používané orgánmi verejnej správy pred 1. februárom 2012 sa ustanovenia výnosu vzťahujú od 1. januára 2013.
§21a Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. júla 2021
Na elektronické systémy správy registratúry posúdené do 30. júna 2021 sa toto opatrenie vzťahuje od 1. júla 2022.
§22 Účinnosť
Tento výnos nadobúda účinnosť 1. februára 2012.
Daniel Lipšic v. r.
Príloha č. 1 k výnosu č. 525/2011 Z. z.
ŠTANDARDY
PRE ELEKTRONICKÉ SYSTÉMY SPRÁVY REGISTRATÚRY
PRE ELEKTRONICKÉ SYSTÉMY SPRÁVY REGISTRATÚRY
1. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry v rámci vzťahu medzi entitami registratúry a kontrolou prístupu je
1.1.
zabezpečenie označenia spisu preneseného alebo skopírovaného do inej vecnej skupiny novou registratúrnou značkou zodpovedajúcou novému umiestneniu v registratúrnom pláne; každá vecná skupina, spis, elektronický registratúrny záznam a komponent, ktoré sú premiestnené alebo skopírované, získavajú novú registratúrnu značku.
1.2.
umožnenie prenosu, rozdelenia, pripojenia alebo kopírovania vecnej skupiny bez vyžiadania súhlasu správcu registratúry.
1.3.
zabránenie premiestnenia alebo skopírovania elektronického registratúrneho záznamu a spisu, ktorého výsledok je v rozpore s pravidlami modelu vzťahu medzi entitami registratúry alebo s inými požiadavkami tohto opatrenia.
1.4.
zabezpečenie správneho vloženia elektronických registratúrnych záznamov pri premiestnení do spisu a vecnej skupiny, do ktorej sú vložené.
1.5.
zabezpečenie zachovania väzieb medzi elektronickými registratúrnymi záznamami v rámci spisu a väzby medzi spismi zostanú po ich premiestnení alebo skopírovaní zachované.
1.6.
zabezpečenie správneho vloženia kópií elektronických registratúrnych záznamov do skopírovaných vecných skupín a spisov a zachovanie väzieb medzi nimi.
1.7.
pri zmene zaradenia spisu do inej vecnej skupiny (reklasifikácia) alebo prenose spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu zachovanie uzavretých spisov ako uzavretých a zachovanie ich väzby na registratúrne značky, ktoré mali pred touto zmenou.
1.8.
po zmene zaradenia spisu do inej vecnej skupiny rozdelenie otvorených spisov podľa výberu správcu registratúry, ktorý uskutočňuje zmenu na
a)
uzavreté, so súčasným zachovaním väzieb na registratúrny plán pred zmenou v metadátach; súčasne musia byť prostredníctvom metadát previazané na nový spis so zmenenou registratúrnou značkou alebo
b)
previazané v metadátach na zmenenú registratúrnu značku so súčasným zachovaním predchádzajúcich väzieb na registratúrnu značku pred zmenou.
1.9.
umožnenie uplatnenia dedičnosti režimu vyraďovania po premiestnení alebo skopírovaní spisu z novej materskej vecnej skupiny do predradenej alebo skopírovanej vecnej skupiny a do ich obsahov k už existujúcim režimom vyraďovania.
1.10.
umožnenie automatickej notifikácie správcu registratúry po ukončení zmeny zaradenia spisu do inej vecnej skupiny alebo kopírovaní o zápise dôvodu tejto zmeny alebo kopírovania do príslušných metadát.
1.11.
zapisovanie do zmenového protokolu pred zmenou zaradenia spisu do inej vecnej skupiny alebo skopírovaním spisu ich pôvodný stav tak, že je možné rekonštruovať ich históriu.
1.12.
umožnenie správcovi registratúry označiť vecnú skupinu alebo spis ako neaktívny a zabrániť tak pridávaniu nových spisov do vecnej skupiny a pridávaniu registratúrnych záznamov do spisu.
1.13.
zabránenie zničenia elektronického spisu alebo akejkoľvek časti jeho obsahu, okrem zničenia elektronického spisu po vyraďovacom konaní.
1.14.
umožnenie uzavretia spisu používateľom.
1.15.
sprístupnenie obsahu vecných skupín a spisov na prezeranie bez rozlišovania medzi uzavretými a otvorenými vecnými skupinami alebo spismi.
1.16.
poskytovanie nástrojov správcovi registratúry na vedenie údajov potrebných na štatistické spracovanie informácií o činnosti v rámci registratúrneho plánu, vrátane údajov o počte a veľkosti vecných skupín a spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov vytvorených, uzavretých, vymazaných alebo zničených počas daného obdobia.
1.17.
umožnenie používateľovi pracujúcemu s vecnou skupinou, spisom alebo elektronickým registratúrnym záznamom zistiť informácie o príslušnej vecnej skupine, spise alebo elektronickom registratúrnom zázname a o ich metadátach.
1.18.
umožnenie používateľovi identifikovať materskú entitu priamo z vecnej skupiny, spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu.
1.19.
znázornenie registratúrneho plánu a jeho jednotlivých častí.
2. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry v rámci podmienok kontroly a bezpečnosti je
2.1.
umožnenie vykonania operácie len oprávnenému používateľovi, ktorého elektronický systém správy registratúry úspešne identifikuje a autorizuje na jej použitie.
2.2.
umožnenie správcovi registratúry prideľovať na určený čas prístup k elektronickým registratúrnym záznamom, spisom, vecným skupinám a metadátam konkrétnemu používateľovi alebo skupine používateľov.
2.3.
umožnenie správcovi registratúry konfiguráciu oprávnení tak, že je
a)
obmedzený prístup ku konkrétnemu spisu alebo elektronickému registratúrnemu záznamu,
b)
obmedzený prístup ku konkrétnej vecnej skupine,
c)
obmedzený prístup k určitému procesu, funkcii a vlastnosti elektronického systému na správu registratúry, najmä na čítanie, na aktualizáciu alebo na vymazanie určitých prvkov metadát,
d)
odmietnutý prístup ku konkrétnemu spisu alebo elektronickému registratúrnemu záznamu po určenom dátume,
e)
umožnený prístup ku konkrétnemu spisu alebo elektronickému registratúrnemu záznamu po určenom dátume.
2.4.
umožnenie správcovi registratúry prideľovať alebo odoberať používateľovi rolu a pri skupine používateľov pridávať alebo odoberať používateľa.
2.5.
umožnenie správcovi registratúry definovať pre používateľskú rolu rovnaké prístupové práva ako pre jednotlivého používateľa.
2.6.
umožnenie správcovi registratúry označiť konkrétneho používateľa ako neaktívneho bez toho, že používateľa vyradí zo systému.
2.7.
umožnenie správcovi registratúry zriaďovať a udržiavať skupinu používateľov ako napríklad „Vedenie organizácie“, „Projektový tím“ a pod.
2.8.
umožnenie používateľovi, že je členom jednej skupiny používateľov, viacerých skupín používateľov, alebo že nie je členom žiadnej skupiny používateľov.
2.9.
umožnenie správcovi registratúry vytvoriť jednorazový účelový zoznam používateľov na kontrolu ich prístupu ku konkrétnym subjektom.
2.10.
umožnenie určiť schvaľovateľovi, ktorý ďalší používateľ alebo skupina používateľov majú k príslušnému elektronickému registratúrnemu záznamu prístup.
2.11.
umožnenie správcovi registratúry vytvárať a spravovať pravidlá s cieľom určovať práva používateľov k funkciám elektronického systému správy registratúry, a to tak, že rôzne roly majú prístup k rôznym kombináciám funkcií.
2.12.
že ak používateľ vykonáva vyhľadávanie zahŕňajúce vyhľadávanie podľa obsahu (napr. prostredníctvom plnotextového vyhľadávania), elektronický systém správy registratúry nezahrnie do výsledku hľadania elektronické registratúrne záznamy, ku ktorým nemá používateľ prístup.
2.13.
že ak používateľ požaduje prístup k entitám registratúry, ku ktorým nemá prístupové práva, elektronický systém správy registratúry
a)
neposkytne žiadne informácie o entite registratúry; používateľovi nie je poskytnutá informácia ani o existencii entity,
b)
potvrdí existenciu entity registratúry (znázorní identifikátor spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu), alebo uvedie schvaľovateľa entity registratúry, neznázorní však názov ani iné metadáta,
c)
znázorní len názov, typ entity registratúry, napr. pri vecnej skupine a registratúrnom zázname, alebo dátum vytvorenia a schvaľovateľa, alebo
d)
znázorní názov a ďalšie metadáta entity registratúry.
3. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenovému protokolu je
3.1.
udržovanie zmenového protokolu, v ktorom nemôže správca registratúry alebo používateľ vykonávať zmeny a ktorý je schopný automaticky uložiť údaje o
a)
operáciách vykonaných s elektronickými registratúrnymi záznamami, vecnými skupinami alebo registratúrnym plánom,
b)
používateľovi, ktorý operáciu realizuje,
c)
dátume a čase operácie.
3.2.
zaznamenávanie do zmenového protokolu operácií, ktoré zahŕňajú najmä
a)
prijímanie záznamov – evidovanie záznamov a prijímanie technických správ ku konkrétnemu záznamu,
b)
zmenu zaradenia spisu do inej vecnej skupiny v rámci registratúrneho plánu,
c)
úkon spojený s určením a zmenou bezpečnostnej kategórie,
d)
úkon spojený s prenosom entít registratúry,
e)
zmenu vykonanú v metadátach vecných skupín, spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov,
f)
zmenu vykonanú v prístupových oprávneniach,
g)
zmenu režimu vyraďovania,
h)
úkon spojený s pozastavením operácie vyraďovania,
i)
úkon spojený s tvorbou verzií registratúrneho záznamu, úkon spojený so zmenou formy originálu registratúrneho záznamu, úkon spojený so zmenou formy spisu,
j)
vytvorenie, zmenu alebo odobratie používateľa alebo skupiny používateľov,
k)
export elektronického registratúrneho záznamu,
l)
vytvorenie znázornenia,
m)
úkon spojený so zničením elektronického registratúrneho záznamu a spisu – trvalé metadáta zostanú.
3.3.
že ak elektronický systém správy registratúry podporuje prenos dát zmenového protokolu do úložiska mimo elektronického systému správy registratúry, musí tento systém tiež podporovať bezpečnostnú politiku správy týchto dát a umožniť pri potrebe návrat dát do elektronického systému správy registratúry.
3.4.
po nastavení parametrov zmenového protokolu automatické sledovanie vykonávaných operácií a ukladanie informácií o nich do zmenového protokolu.
3.5.
automatické zaznamenávanie operácií vykonávaných s registratúrnym záznamom, spisom, vecnou skupinou a vyraďovaním do zmenového protokolu a ich zmien, a to bez ohľadu na to, či predmetná operácia ovplyvní jednu alebo viac z týchto položiek.
3.6.
automatické zaznamenávanie do zmenového protokolu zmeny urobenej správcom registratúry, napr. prístupové oprávnenia používateľa, zmena konfigurácie zmenového protokolu).
3.7.
zabezpečenie dostupnosti dát zmenového protokolu tak, že sú na výzvu správcu registratúry znázornené uskutočnené operácie a všetky súvisiace dáta.
3.8.
umožnenie správcovi registratúry vyhľadávať v zmenových protokoloch špecifickú operáciu, entitu registratúry, používateľa, skupiny používateľov, roly, časový údaj alebo časový interval.
3.9.
umožnenie importovať obsah zmenového protokolu opisujúceho históriu importovaných elektronických registratúrnych záznamov ako elektronický registratúrny záznam, vo formáte ktorý je možné autorizovať kvalifikovaným elektronickým podpisom.
3.10.
zamedzenie importu elektronických registratúrnych záznamov s obsahom zmenového protokolu vzťahujúceho sa k importovaným elektronickým registratúrnym záznamom do vlastného zmenového protokolu; elektronický registratúrny záznam s obsahom zmenového protokolu sa ukladá oddelene. Zmenový protokol importovaných elektronických registratúrnych záznamov sa uchováva ako elektronické registratúrne záznamy spolu s importovanými elektronickými registratúrnymi záznamami.
4. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zálohovaniu a obnove je
4.1.
zabezpečenie alebo umožnenie automatického zálohovania a obnovy vybraných vecných skupín, spisov, registratúrnych záznamov, metadát, správcovských parametrov a zmenového protokolu vo všetkých prípadoch, ktoré správca registratúry označí ako účelné.
4.2.
umožnenie nastavenia zálohovania v závislosti od bezpečnostných opatrení pôvodcu registratúry
a)
ustanovením frekvencie zálohovania v časovom intervale,
b)
výberom vecných skupín, spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov pre zálohovanie,
c)
určením miesta ukladania, napr. ukladanie na externé média, do iného systému alebo do vzdialeného úložiska, alebo
d)
zabezpečením zálohovania do zrkadlového úložiska na geograficky oddelenom mieste.
4.3.
zabezpečenie, že pri obnove informácií zo zálohy bude zachovaná plná integrita dát vrátane zmenového protokolu; elektronické registratúrne záznamy, ktoré boli zničené, sa neobnovia.
4.4.
zabezpečenie, že pri obnove informácií zo zrkadlového úložiska
a)
je zachovaná plná integrita dát,
b)
sú obnovené registratúrne záznamy od posledného zálohovania,
c)
je zachovaný zmenový protokol.
5. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu elektronických záznamov je
5.1.
nezavedenie obmedzenia počtu elektronických registratúrnych záznamov, ktoré možno prijať do vecnej skupiny, spisu, ani počtu registratúrnych záznamov, ktoré možno uložiť v elektronickom systéme správy registratúry.
5.2.
že ak je prijatý elektronický registratúrny záznam zložený z niekoľkých komponentov, elektronický systém správy registratúry prijme jeho komponenty určené správcom registratúry.
5.3.
že ak je prijatý elektronický registratúrny záznam zložený z komponentov, elektronický systém správy registratúry umožňuje, že je každý komponent spravovaný ako jednotlivina na zachovanie vzťahov medzi komponentmi a na uchovanie štruktúry záznamov.
5.4.
prijímanie formátov súborov ustanovených osobitným predpisom.2b)
5.5.
zabezpečenie kontroly vlastnej integrity údajov.
5.6.
zabezpečenie automatického importu elektronických správ v definovanom časovom intervale alebo v definovanom rozsahu dátumu a času
a)
z elektronickej schránky modulu elektronických schránok ústredného portálu verejnej správy,
b)
zo špecializovaných portálov elektronických služieb,
c)
z integrovaných informačných systémov,
d)
z elektronickej pošty.
5.7.
umožnenie prijímania metadátových prvkov špecifikovaných v nastavení tohto systému a ich uchovanie v systéme v spojení s elektronickým registratúrnym záznamom počas jeho existencie.
5.8.
zabezpečenie, že sú všetky elektronické registratúrne záznamy pri príjme priradené k aspoň jednej vecnej skupine alebo spisu.
5.9.
poskytovanie automatickej podpory vytvárania metadát pri prijímaní elektronických registratúrnych záznamov prevzatých integráciou z elektronických služieb, iného informačného systému alebo elektronickej pošty. Z elektronického formuláru a internej šablóny elektronický systém správy registratúry vykonáva automatické vybratie týchto metadát:
a)
dátum záznamu tak, ako je uvedené v texte záznamu,
b)
dátum a čas prijatia elektronického registratúrneho záznamu; ak je záznam prevzatý integráciou z iného elektronického informačného systému aj dátum a čas prijatia do tohto systému,
c)
adresát,
d)
adresát na vedomie a adresát kópie,
e)
predmet alebo vec,
f)
spracovateľ,
g)
schvaľovateľ,
h)
jedinečné identifikátory z elektronických služieb,
i)
agendové číslo z agendového informačného systému, ak ho elektronický registratúrny záznam obsahuje,
j)
prílohy s možnosťou výberu.
5.10.
umožnenie znázornenia metadát pri každom prijatom elektronickom registratúrnom zázname vrátane súvisiacich metadát, ktoré sú určené v čase konfigurácie elektronického systému správy registratúry.
5.11.
výzva pre používateľa pri prijatí každého elektronického registratúrneho záznamu automaticky na doplnenie povinných metadát, ktoré nie sú prijaté automaticky.
5.12.
umožnenie výberu verzie vo vhodnom formáte elektronickým systémom správy registratúry, ak používateľ prijíma elektronický registratúrny záznam, ktorý má viac ako jednu verziu; vhodnú verziu je potrebné vybrať aj ak podpisový kontajner9a) obsahuje viacero podpisovateľov – vyberú sa údaje podpísané osobou, ktorá je predmetom registratúrneho záznamu spisu, na základe výberu podpisu tejto osoby a v metadátach sa ukladá ako identifikátor digitálny podpis tejto osoby, z ktorého sa počíta identifikátor podpisu.9b)
6. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k hromadnému importu elektronických registratúrnych záznamov je
6.1.
zabezpečenie prijímania elektronických registratúrnych záznamov generovaných iným systémom v transakcii, a to na základe
a)
podpory hromadného importu alebo importu v dávkach,
b)
určením pravidiel úprav automatického označovania a evidencie záznamov,
c)
overovania na zachovanie integrity dát.
6.2.
že ak sú pri importe elektronického registratúrneho záznamu zistené nevyhovujúce metadáta, napr. chýbajúce alebo nesprávne, elektronický systém správy registratúry
a)
celý import elektronického registratúrneho záznamu zruší,
b)
zruší import elektronického registratúrneho záznamu, ktorý obsahuje nevyhovujúce metadáta,
c)
vyzve používateľa na vykonanie opravy zistenej chyby alebo na zrušenie importu predmetného elektronického registratúrneho záznamu, alebo
d)
importuje elektronický registratúrny záznam s tým, že jeho metadáta sú upravené neskôr ďalšími používateľmi; ich úpravu musí systém vynútiť.
6.3.
poskytovanie funkcie na zabezpečenie riadenia frontu importovaných elektronických registratúrnych záznamov
a)
prezeranie frontu,
b)
pozastavenie,
c)
reštartovanie alebo
d)
zrušenie frontov.
6.4.
umožnenie nastavenia režimu automatického uzatvárania vecnej skupiny a spisu pri ich prijímaní.
6.5.
zabezpečenie integrácie na infraštruktúru e-Governmentu podľa osobitného predpisu2c) v miere určenej pôvodcom registratúry.
6.6.
zabezpečenie importu elektronických podaní integráciou na infraštruktúru e-Governmentu podľa osobitného predpisu2c)
a)
vlastným integračným rozhraním, alebo
b)
prostredníctvom iného informačného systému alebo modulu informačného systému.
7. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe e-mailov je
7.1.
podpora príjmu e-mailovej správy integrovaným spôsobom tak, že príjem môžel vykonať používateľ z poštového klienta bez toho, že sa spustí používateľské prostredie elektronického systému správy registratúry.
7.2.
umožnenie takej predvolenej konfigurácie, že elektronický systém registratúry môže pri preberaní doručenej e-mailovej správy alebo pri jej odosielaní používateľom vykonať jednu z týchto spracovateľských operácií:
a)
automaticky prijme e-mailovú správu,
b)
rozhodne, či prijme e-mailovú správu podľa vopred definovaných pravidiel,
c)
automaticky ponúkne používateľovi možnosť prijatia e-mailovej správy.
7.3.
podpora automatizovanej evidencie prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailových správ do elektronického systému správy registratúry vrátane ich príloh vo forme elektronického registratúrneho záznamu, s automatickým priradením týchto metadát:
a)
dátum a čas odoslania e-mailovej správy,
b)
adresát,
c)
adresát kópie, ak existuje,
d)
predmet e-mailovej správy,
e)
odosielateľ e-mailovej správy,
f)
pripojený kvalifikovaný elektronický podpis a časová pečiatka, ak existujú; vo forme podpisového kontajnera a identifikátora podpisu,
g)
dve písmená štátu, ktorý vydal dôveryhodný zoznam,9c) v ktorom je kvalifikovaný poskytovateľ dôveryhodných služieb uvedený.
7.4.
umožnenie používateľovi zvoliť si spôsob prijatia odoslanej alebo doručenej e-mailovej správy do elektronického systému správy registratúry prostredníctvom jednej z týchto operácií: prijatie
a)
e-mailovej správy bez príloh,
b)
e-mailovej správy so zvolenými prílohami, a to ako jeden elektronický registratúrny záznam tvorený spojenými komponentmi,
c)
zvolených príloh bez e-mailovej správy, a to každej prílohy ako samostatného elektronického registratúrneho záznamu; vtedy sa nezobrazuje hlavička e-mailovej správy.
7.5.
vyzvať používateľa na doplnenie metadát vždy, keď je príloha e-mailovej správy prijatá ako samostatný elektronický registratúrny záznam; príkladom je automatické zapísanie do metadát e-mailovej adresy aj priradeného mena a priezviska, ak sú prítomné.
7.6.
umožnenie používateľovi, ktorý eviduje e-mailovú správu, upraviť položku predmet alebo vec elektronického registratúrneho záznamu.
7.7.
umožnenie automatického príjmu metadát, ktoré patria k e-mailovej správe a jej prílohám.
7.8.
umožnenie prijatia jednej alebo viacerých používateľom manuálne zvolených e-mailových správ jedinou operáciou, a to ako
a)
jeden elektronický registratúrny záznam, alebo
b)
niekoľko elektronických registratúrnych záznamov jednotlivo podľa doručených e-mailových správ, a to na základe voľby používateľa.
7.9.
umožnenie používateľovi, ktorý prijíma e-mailovú správu v proprietárnom formáte, uložiť ju v inom formáte.2b)
8. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu ku skenovaniu a zobrazovaniu je
8.1.
umožnenie zahrnutia aspoň jedného spôsobu prijímania záznamu zo skenovacieho zariadenia; proces prijímania záznamu zabezpečuje rozhranie so skenovacím zariadením a s podporou výberu skenovacieho zariadenia zo siete.
8.2.
umožnenie vykonávať niekoľko operácií súvisiacich so snímkami, ako je
a)
práca s formátmi papiera,9d)
b)
použitie voliteľného rozlíšenia dpi,
c)
vykonávanie operácie so snímkami, napr. otáčanie a odstraňovanie rastra,
d)
komprimovanie snímky.
8.3.
umožnenie používateľovi prijímať skenované záznamy ako elektronické registratúrne záznamy.
8.4.
podpora plnotextového vyhľadávania v naskenovaných dokumentoch, ak zahŕňa funkciu optického rozpoznávania znakov.
8.5.
umožnenie po zoskenovaní registratúrneho záznamu alebo záznamu na účely ich ďalšieho spracovania skenované záznamy automaticky odoslať do dočasného úložiska naskenovaných registratúrnych záznamov podľa poradia ich spracovania.
8.6.
umožnenie používateľovi pripojiť k skenovanému záznamu, ktorý je prijatý ako registratúrny záznam, poznámku a zabrániť pokusu o pozmenenie alebo odstránenie tejto poznámky.
8.7.
umožnenie používateľovi pri skenovanom zázname, ktorý je prijatý ako registratúrny záznam, zaznamenať s každou poznámkou identifikačné údaje používateľa, ktorý poznámku zapísal, a čas a dátum jej zápisu, a to bez možnosti zmeny.
8.8.
umožnenie skenovacej funkcii elektronického systému správy registratúry zaznamenávať pre každú sadu snímania tieto údaje:
a)
identifikáciu používateľa,
b)
identifikátor používateľskej stanice,
c)
identifikátor a názov dávky,
d)
čas a trvanie snímania dávky,
e)
počet záznamov,
f)
počet snímok,
g)
počet snímok po odstránení prázdnych stránok, ak sú prázdne stránky odstraňované automaticky.
9. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k evidovaniu elektronických záznamov je
9.1.
vedenie týchto údajov v evidencii elektronických registratúrnych záznamov o elektronickom registratúrnom zázname:
a)
číslo záznamu,
b)
dátum vytvorenia záznamu,
c)
dátum doručenia záznamu pôvodcovi registratúry,
d)
spôsob doručenia,
e)
adresa odosielateľa,
f)
doručené množstvo vyjadrené počtom listov,
g)
názov záznamu, napr. stručný obsah záznamu, predmet, vec,
h)
identifikácia záznamu vykonaná odosielateľom,
i)
pridelenie inému používateľovi,
j)
spôsob vybavenia,
k)
adresa príjemcu,
l)
dátum odoslania,
m)
spôsob odoslania,
n)
záznam o zaručenej konverzii,
o)
plne určená registratúrna značka spisu, v ktorom je elektronický registratúrny záznam vložený,
p)
odkaz na číslo spisu, v ktorom je elektronický registratúrny záznam vložený,
q)
názov agendového spisu, ak je elektronický registratúrny záznam umiestnený v agendovom spise.
9.2.
uvedenie čísla registratúrneho záznamu v numerickej alebo alfanumerickej štruktúre; elektronickému registratúrnemu záznamu je priradené v rámci určeného časového obdobia, spravidla kalendárneho roka. Správca registratúry určuje podobu čísla záznamu s prihliadnutím na
a)
použitie časového obdobia,
b)
prítomnosť alebo neprítomnosť bezvýznamových, počiatočných núl,
c)
minimálny počet znakov pri použití bezvýznamových núl,
d)
východiskovú hodnotu,
e)
prírastok.
9.3.
ak pôvodca registratúry určí, že do položky „Pridelené na vybavenie“ sa zaznamenáva konkrétna organizačná zložka pôvodcu registratúry, správca registratúry v čase konfigurácie elektronického systému správy registratúry vytvorí a ďalej udržuje číselník organizačných zložiek pôvodcu registratúry.
9.4.
viesť v evidencii spisov o spise tieto údaje:
a)
číslo spisu,
b)
vlastník, schvaľovateľ a spracovateľ spisu,
c)
odkazy na čísla záznamov do neho vložených,
d)
počet záznamov obsiahnutých v spise alebo obal spisu,
e)
plne určená registratúrna značka spisu,
f)
zdedený alebo pridelený režim vyraďovania,
g)
história spisu,
h)
dátum vytvorenia spisu,
i)
jednoznačný identifikátor spisu,
j)
názov spisu,
k)
aktuálny stav vybavenia spisu,
l)
pri spise, ktorý je vložený do iného spisu, krížový odkaz na identifikáciu spisu, do ktorého je vložený,
m)
pri spise, do ktorého sú zaradené iné spisy, zoznam krížových odkazov na identifikáciu týchto spisov.
9.5.
ak sú spisy vložené do iných spisov, v evidencii elektronických registratúrnych záznamov vytvorenie vzájomných krížových odkazov pre identifikáciu spisu.
9.6.
v agendových informačných systémoch evidovanie údajov o registratúrnych záznamoch a spisoch obdobne.
10. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uchovávaniu, exportu a zničeniu elektronických registratúrnych záznamov je
10.1.
zabezpečenie exportu a prenosu metadát spolu s elektronickým registratúrnym záznamom a prenos elektronického registratúrneho záznamu, súčasne s prenosom alebo exportom ich komponentov a väzieb s ostatnými entitami registratúry.
10.2.
zabezpečenie presne definovaného procesu prenosu informácií zmenového protokolu do iného systému alebo inému pôvodcovi registratúry podľa bodu 10.1.
10.3.
zabezpečenie prenosu alebo exportu, ak sa prenáša alebo exportuje vecná skupina alebo spis,
a)
spisov vo vecnej skupine,
b)
elektronických registratúrnych záznamov patriacich do spisu.
10.4.
umožnenie exportu metadát alebo zmenového protokolu, aj keď cieľovým systémom, do ktorého sú dáta importované, nie sú požadované.
10.5.
pri exporte alebo prenose elektronického registratúrneho záznamu vykonanie tejto operácie:
a)
spolu s elektronickým registratúrnym záznamom exportovať alebo preniesť režim vyraďovania vzťahujúci sa na tento elektronický registratúrny záznam, a to spôsobom, ktorý umožní, že je tento režim na elektronický registratúrny záznam opäť použiteľný v systéme, do ktorého je importovaný, alebo
b)
vytlačiť správu obsahujúcu režim vyraďovania, ktorý je použitý na exportovaný alebo prenášaný elektronický registratúrny záznam.
10.6.
ak sa prenáša alebo exportuje spis, ktorý obsahuje odkaz na elektronický registratúrny záznam uložený v inom spise, export alebo prenos elektronického registratúrneho záznamu a nie len odkazu naň.
10.7.
umožnenie exportu alebo prenosu elektronického registratúrneho záznamu vo formáte, v ktorom je prijatý.
10.8.
uchovanie vecných skupín, elektronických registratúrnych záznamov, metadát a zmenových protokolov, ktoré sú prenášané, a to najmenej do času potvrdenia úspešnosti ukončeného prenosu; táto požiadavka predstavuje programovú záruku uchovania elektronických registratúrnych záznamov do času, kedy je potvrdené ukončenie ich úspešného prenosu. Zničenie elektronických registratúrnych záznamov sa vykoná až po úspešnom uskutočnení prenosu.
10.9.
zabezpečenie zničenia všetkých znázornení elektronického registratúrneho záznamu určeného na zničenie; ak sa však na elektronický registratúrny záznam určený na zničenie odkazuje z iného spisu, ktorý zničeniu nepodlieha, tak sa elektronický registratúrny záznam a jeho znázornenia nezničia, ale sú zaradené do inej vecnej skupiny.
10.10.
uchovávanie trvalých metadát v rozsahu podľa prílohy č. 5 pre
a)
vecné skupiny,
b)
spisy,
c)
elektronické registratúrne záznamy uložené priamo vo vecnej skupine, ktoré sú zničené alebo prenesené, aj po ich zničení.
10.11.
uchovávanie obsahu trvalých metadát, ktorý tvoria najmenej tieto údaje:
a)
dátum zničenia alebo prenosu,
b)
plne určenú registratúrnu značku,
c)
názov entity registratúry,
d)
opis,
e)
označenie používateľa zodpovedného za zničenie alebo prenos,
f)
dôvod zničenia alebo prenosu,
g)
odkaz importovaný zo systému, do ktorého sú elektronické registratúrne záznamy prenesené, s cieľom uľahčiť vyhľadávanie prenesených záznamov.
10.12.
umožnenie správcovi registratúry určiť množinu ďalších údajov metadát, ktorá je zachovaná ako trvalé metadáta.
10.13.
umožnenie, že rovnaké informácie sú exportované viac ako raz.
10.14.
umožnenie spúšťania exportu alebo prenosu na pozadí so zachovaním možnosti ich pozastavenia alebo zrušenia.
10.15.
umožnenie rozdelenia exportu alebo prenosu na dávky.
10.16.
umožnenie komprimovať
a)
súbory pred exportom alebo prenosom, alebo
b)
dávky určené na export alebo prenos.
11. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k odkazom medzi entitami registratúry v rámci registratúrneho plánu je
11.1.
zabezpečenie, že registratúrne značky zostanú zachované v metadátach bez ohľadu na operácie a zaraďovanie spisu do inej vecnej skupiny; pre režim vyraďovania je rozhodujúca registratúrna značka pridelená pri uzatvorení spisu.
11.2.
umožnenie správcovi registratúry pri vytvorení novej materskej vecnej skupiny určiť, či pre jej entity – dcérske vecné skupiny – sa registratúrne značky generujú automaticky prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, alebo či sú prideľované používateľom alebo externou aplikáciou.
11.3.
overenie jednoznačnosti registratúrnej značky v rámci jej materskej vecnej skupiny pri jej vkladaní používateľom alebo externou aplikáciou.
11.4.
nevyžadovanie manuálneho vkladania jednoznačného identifikátora a jeho využívania pre funkcie v elektronickom systéme správy registratúry používateľom, ak sa pre vykonanie týchto operácií sám nerozhodne.
11.5.
umožnenie správcovi registratúry určiť registratúrne značky, ktoré sú systémom automaticky prideľované pre spis
a)
agendový,
b)
vytváraný automaticky z elektronickej služby,
c)
vytváraný automatickým pracovným procesom.
12. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyhľadávaniu elektronických registratúrnych záznamov je
12.1.
neposkytnutie žiadnej informácie o vyhľadaní elektronického registratúrneho záznamu, spisu alebo metadát používateľovi, ku ktorým tento používateľ nemá oprávnený prístup.
12.2.
umožnenie používateľovi vyhľadávať akúkoľvek úroveň entít registratúry a ich príslušné metadáta vo všetkých verziách informačného systému bez ohľadu na stav ich spracovania.
12.3.
umožnenie používateľovi vyhľadávať v textovom obsahu elektronických registratúrnych záznamov.
12.4.
umožnenie spustenia vyhľadávania na pozadí tak, že nie sú ovplyvnené pracovné procesy.
12.5.
zobrazovanie celkového počtu úspešne vyhľadaných položiek a umožnenie ich zobrazenia používateľovi priamo v zozname úspešných výsledkov vyhľadávania a export výsledkov vyhľadávania do štandardných formátov.
12.6.
umožnenie správcovi registratúry voliteľne konfigurovať špecifikáciu štandardného vyhľadávania v prvkoch metadát elektronického registratúrneho záznamu, spisu a vecnej skupiny alebo v texte.
12.7.
umožnenie obmedzenia rozsahu vyhľadávania používateľovi na ním určené spisy.
12.8.
vyhľadávanie elektronického spisu, celého jeho obsahu a kontextových metadát a poskytnutie zoznamu a možnosti znázornenia všetkých položiek aj jednotlivých položiek samostatne v kontexte konkrétneho spisu v jednom procese vyhľadávania.
12.9.
zabezpečenie, že používateľská operácia prebieha rovnako pre vyhľadávanie entity registratúry uloženej on-line, aj keď mechanizmus vyhľadávania a podoba znázornenia entít registratúry môžu byť odlišné.
13. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k znázorneniu elektronických registratúrnych záznamov je
13.1.
znázornenie elektronických registratúrnych záznamov v proprietárnom formáte priamo alebo prostredníctvom aplikácie mimo elektronického systému správy registratúry, ak elektronický systém správy registratúry ukladá elektronické registratúrne záznamy v proprietárnom formáte.
Táto požiadavka zahŕňa situácie, ak používateľ
a)
vykoná vyhľadanie a získa zoznam, ktorý umožňuje znázorniť obsah alebo metadáta každého nájdeného elektronického registratúrneho záznamu, alebo
b)
prechádza registratúrny plán na úrovni vecnej skupiny, ktorá obsahuje spisy.
13.2.
špecifikácia požadovaných softvérových aplikácií a formátov s ohľadom na požadovanú úroveň hodnovernosti znázornenia pôvodcom registratúry.
13.3.
znázornenie elektronických záznamov môže systém zabezpečiť aj prostredníctvom externej aplikácie alebo externého informačného systému, a to napr.
a)
súborov a vnorených súborov z podpisových kontajnerov,
b)
elektronických formulárov a vizualizáciu ich transformácie do textových formátov,
c)
textových súborov,
d)
súborov obsahujúcich tabuľky alebo
e)
iných súborov.
13.4.
umožnenie prioritného zobrazovania konečnej verzie elektronického registratúrneho záznamu s doložkou
a)
právoplatnosti,
b)
vykonateľnosti,
c)
právoplatnosti a vykonateľnosti.
Pôvodný elektronický registratúrny záznam ostáva zachovaný a systémom je prioritne zobrazovaná konečná verzia elektronického registratúrneho záznamu s doložkou.
14. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k tlači elektronických registratúrnych záznamov je
14.1.
zabezpečenie označenia tlačového výstupu z elektronických registratúrnych záznamov slovom „kópia“ a jednoznačným identifikátorom podľa osobitného predpisu.2a)
14.2.
zabezpečenie funkcie tlače tak, že používateľ môže dostať vytlačené kópie elektronických registratúrnych záznamov, ktoré je technicky možné vytlačiť a ostatných informácií.
14.3.
umožnenie vytlačiť určené metadáta akejkoľvek entity registratúry.
14.4.
umožnenie, že sú entity registratúry vytlačené jedinou operáciou.
14.5.
umožnenie používateľom určiť vybrané metadáta (napríklad „vec“, „spracovateľ“, „dátum vytvorenia“) a vytlačiť súhrnný zoznam týchto prvkov pre vybrané elektronické registratúrne záznamy.
14.6.
umožnenie používateľovi a správcovi registratúry tlačiť
a)
zoznam výsledkov vyhľadávania,
b)
určené správcovské parametre alebo ich výber,
c)
registratúrny plán alebo jeho časť.
14.7.
umožnenie správcovi registratúry tlačiť
a)
zoznam spisov alebo spisy priradené do konkrétnych materských vecných skupín, ich dcérskych skupín a podskupín,
b)
zmenový protokol alebo jeho časť.
14.8.
umožnenie vytvoriť tlačový výstup určený pôvodcom registratúry, ktorý
a)
zachováva grafický vzhľad vytvorený softvérovou aplikáciou najmä prostredníctvom šablóny a
b)
zahŕňa komponenty elektronického registratúrneho záznamu, ktoré je technicky možné vytlačiť.
15. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyraďovaniu elektronických registratúrnych záznamov je
15.1.
umožnenie vytvárať a udržiavať režim vyraďovania elektronických registratúrnych záznamov výlučne správcovi registratúry.
15.2.
neobmedzovanie počtu vyraďovacích konaní.
15.3.
umožnenie zadať pre každý režim vyraďovania pri jeho vytvorení jednoznačný názov.
15.4.
udržovanie nezmeniteľného prehľadu úprav alebo vymazaní vykonaných v režime vyraďovania v zmenovom protokole, ktorý obsahuje najmä záznam o dátume úpravy alebo vymazania a o používateľovi, ktorý úpravu alebo vymazanie vykoná.
15.5.
zabezpečenie, že je každá úprava režimu vyraďovania bezprostredne uplatnená na všetky entity registratúry, ku ktorým je režim vyraďovania priradený.
15.6.
vyžadovanie od správcu registratúry, ktorý vykonáva úpravu režimu vyraďovania, že zapíše dôvod úpravy alebo vymazania do zmenového protokolu; úpravy alebo vymazanie režimu vyraďovania sú dôsledne kontrolované tak, že je minimalizované riziko zničenia elektronického registratúrneho záznamu iným spôsobom ako ustanovia pravidlá vykonávania operácie „zničenie elektronického registratúrneho záznamu“.
15.7.
umožnenie importu a exportu podľa režimov vyraďovania.
15.8.
zabezpečenie, že každej entite registratúry prislúcha práve jeden režim vyraďovania.
15.9.
zabezpečenie, že spisy v rámci vecnej skupiny a elektronické registratúrne záznamy, ktoré sú vložené do jedného spisu, majú vždy priradený rovnaký režim vyraďovania.
15.10.
umožnenie správcovi registratúry použiť režim vyraďovania pre každú vecnú skupinu alebo spis.
15.11.
umožnenie nahradenia štandardného režimu vyraďovania mimoriadnym režimom vyraďovania.
15.12.
zabezpečiť, že každý režim vyraďovania obsahuje
a)
lehotu uloženia a spúšťaciu udalosť,
b)
dátum vyradenia spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu,
c)
typ operácie vyraďovania, napr. znak hodnoty „A“,
d)
odôvodnenie, prečo je režimu vyraďovania pridelený príslušný typ operácie vyraďovania.
15.13.
po uplynutí lehoty uloženia určenej spisu registratúrnym plánom elektronický systém správy registratúry automaticky vyvolá návrh na vyradenie v ňom uložených elektronických registratúrnych záznamov.
15.14.
umožnenie v rámci každého režimu vyraďovania tieto typy operácií vyraďovania:
a)
predloženie na posúdenie,
b)
trvalé uloženie pre registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, t. j. registratúrne záznamy označené znakom hodnoty „A“,
c)
zničenie pre registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A“,
d)
prenos do elektronického archívu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky,9e)
e)
prenos do iného úložiska.
15.15.
spúšťacou udalosťou na vyvolanie návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je
a)
uplynutie lehoty uloženia, alebo
b)
vznik externej udalosti, ktorá je opísaná v režime vyraďovania, a do elektronického systému správy registratúry je zaznamená správcom registratúry (napríklad formou použitia slov „po ukončení zmluvného vzťahu“ alebo „po ukončení projektu“).
K rôznym režimom vyraďovania môže byť pripojený ľubovoľný počet externých udalostí.
15.16.
umožnenie zadania lehoty uloženia dlhšej ako 100 rokov.
15.17.
umožnenie riadenia výberu elektronických registratúrnych záznamov výlučne správcovi registratúry.
15.18.
na preradenie elektronického spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu v elektronickej podobe medzi vecnými skupinami správcom registratúry umožnenie nahradenia existujúceho režimu vyraďovania režimom vyraďovania novej materskej vecnej skupiny.
15.19.
umožnenie, že správca registratúry nastaví pre entitu registratúry príkaz o pozastavení režimu vyraďovania; pozastavenie režimu vyraďovania neprerušuje plynutie lehoty uloženia.
15.20.
pri pozastavení alebo zrušení režimu vyraďovania správcom registratúry zaznamenanie v metadátach a zmenovom protokole
a)
dátumu, keď je operácia vyraďovania pozastavená alebo keď je odstránené pozastavenie režimu vyraďovania,
b)
identifikácie oprávneného používateľa,
c)
dôvodu pozastavenia operácie vyraďovania.
15.21.
umožnenie spustenia operácie vyradenia na pozadí so zachovaním možnosti jej pozastavenia alebo zrušenia.
16. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k posúdeniu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov je
16.1.
podpora znázornenia vecných skupín, spisov, elektronických registratúrnych záznamov, ktoré sú zaradené do režimu vyraďovania, a to vrátane ich metadát a informácií o režime vyraďovania.
16.2.
umožnenie udržiavať odkazy medzi rôznymi znázorneniami rovnakých elektronických registratúrnych záznamov a umožňuje vykonávať pri nich režimy vyraďovania súčasne.
16.3.
umožnenie posudzovateľovi návrhu na vyradenie, že pri výbere registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou, t. j. archívnych dokumentov, vykoná jednu z týchto operácií pri každej vecnej skupine, spise alebo elektronickom registratúrnom zázname a označí ich ako určené na
a)
zničenie,
b)
prenos alebo
c)
ďalšie posúdenie.
Operácie uvedené v písmenách a) až c) zároveň určia, či sa zvolený úkon vykoná okamžite alebo k inému dátumu.
16.4.
automatické zaznamenávanie dátumu vykonania výberu archívnych dokumentov podľa rozhodnutia príslušného archívu.
16.5.
umožnenie správcovi registratúry zapisovať dôvody rozhodnutí prijatých v procese výberu archívnych dokumentov do metadát entity registratúry.
16.6.
pozastavenie procesu zničenia entity registratúry za účelom vykonania týchto operácií:
a)
schválenie pokračovania procesu vyraďovania alebo ukončenia procesu vyraďovania správcom registratúry,
b)
vytvorenie správy s identifikáciou predmetných spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov prenesených do iných entít registratúry.
17. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k všeobecným požiadavkám na správu parametrov, správu a konfiguráciu systému a správu používateľov je
17.1.
umožnenie vyhľadávania, zobrazenia a zmeny parametrov a nastavení správcovi registratúry.
17.2.
umožnenie správcovi registratúry, že
a)
prideľuje oprávnenia používateľovi a používateľským rolám a
b)
priradí používateľa k úlohe a procesu.
17.3.
sledovanie dostupného úložného priestoru, ktorý je k dispozícii, a informovanie správcu registratúry o zaplnení úložného priestoru na nastavenú limitnú úroveň.
18. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k hláseniam o stave je
18.1.
umožnenie správcovi registratúry zostavovať periodické správy, napr. denné, týždenné, mesačné, štvrťročné a špecifikovať jednorazové správy o jeho činnosti.
18.2.
určovať obsah funkcií na vytlačenie správ, ich prezeranie na obrazovke a uloženie v elektronickej podobe.
18.3.
umožnenie poskytovania hlásenia o celkovom počte a umiestnení
a)
spisov,
b)
záznamov,
c)
elektronických registratúrnych záznamov triedených podľa dátového formátu a podľa jeho verzie,
d)
spisov triedených podľa kontroly prístupu a bezpečnostnej kategórie,
e)
elektronických spisov a elektronických registratúrnych záznamov roztriedených podľa veľkosti,
f)
elektronických spisov triedených podľa miesta uloženia.
18.4.
umožnenie poskytovať hlásenia o množstve
a)
prijatých elektronických registratúrnych záznamov,
b)
vyhľadaných elektronických registratúrnych záznamov,
c)
novovytvorených vecných skupín a spisov.
Umožňuje, že sa vytváranie uvedených správ vykonáva ľubovoľnými kombináciami týchto možností v rámci celého systému alebo určených vecných skupín, v rámci určených skupín používateľov alebo používateľov alebo v rámci určeného rozsahu kalendárnych dát.
18.5.
umožnenie zostavovať hlásenia s prehľadom spisov štruktúrované podľa celého registratúrneho plánu alebo jeho časti.
18.6.
umožnenie poskytovať správcovi registratúry správy o vyraďovacích konaniach a výsledku posúdenia návrhov na vyradenie vrátane tých, pri ktorých posudzovateľ označil vykonanie zničenia, prenosu alebo ďalšej odbornej prehliadky k budúcemu dátumu.
18.7.
umožnenie podať správu o výsledku procesu výberu archívnych dokumentov s uvedením vecných skupín, spisov a elektronických registratúrnych záznamov, ktoré sú úspešne zničené alebo prenesené, s uvedením chýb, ktoré počas procesu nastali; správa identifikuje elektronické registratúrne záznamy, spisy a s nimi spojené metadáta, pri ktorých prenose sa vyskytli chyby, a entity registratúry, ktoré neboli úspešne prenesené, zničené alebo vymazané.
18.8.
vytvorenie správy popisujúcej všetky chyby, ktoré nastali v priebehu importu; správa identifikuje elektronické registratúrne záznamy, spisy a s nimi spojené metadáta, pri ktorých importe sa vyskytli chyby, a entity registratúry, ktoré nie sú úspešne importované.
19. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenám, vymazávaniu, zničeniu a anonymizovaniu elektronických registratúrnych záznamov je
19.1.
ponúkanie konfiguračnej možnosti, ktorá vo výnimočných prípadoch po súhlase schvaľovateľa návrhu na vyradenie umožňuje vymazanie prijatého elektronického registratúrneho záznamu, napr. môže ísť o vyradenie elektronického registratúrneho záznamu pred uplynutím lehoty uloženia; súhlas schvaľovateľa systém poznamená v zmenovom protokole.
19.2.
ak je realizovaná konfiguračná možnosť podľa bodu 19.1., elektronický systém správy registratúry postupuje tak, že elektronický registratúrny záznam je zničený spolu s príslušnými metadátami okrem metadát špecifikovaných ako trvalé metadáta; elektronický systém správy registratúry túto skutočnosť zaznamená do zmenového protokolu.
19.3.
umožnenie správcovi registratúry v oprávnených prípadoch po súhlase schvaľovateľa návrhu na vyradenie zničiť entity registratúry mimo bežný proces prenosu alebo zničenia.
19.4.
umožnenie používateľovi označiť entity registratúry ako „určené na vymazanie“. Elektronický systém správy registratúry
a)
zaznamená vymazanie do zmenového protokolu,
b)
upozorní správcu registratúry na odkazy z iného spisu alebo elektronického registratúrneho záznamu na spis, ktorý je vymazávaný, a vyžiada si potvrdenie pred vykonaním vymazania,
c)
vydá hlásenie pre správcu registratúry,
d)
vymaže celý obsah vecnej skupiny, spisu,
e)
zabezpečí, že nie je vymazaný záznam, ktorého vymazanie vedie alebo môže viesť k zmene iného elektronického registratúrneho záznamu,
f)
zabezpečí, že metadáta v entite registratúry neodkazujú na entitu registratúry, ktorá neexistuje, t. j. zachováva neporušenosť metadát.
19.5.
umožnenie správcovi registratúry zmeniť používateľom zapísanú časť metadát najmä na vykonávanie opráv chýb používateľov, napr. chyby pri vkladaní dát.
19.6.
umožnenie odstránenia alebo skrytia informácií, pri ktorých ich spracovateľ alebo právny predpis ustanovil osobitnú ochranu alebo režim nakladania s nimi, napr. osobné údaje, obchodné tajomstvo; ak elektronický systém správy registratúry tieto funkcie sám nezabezpečuje, umožňuje integrovať aplikácie na ich zabezpečenie.
19.7.
umožnenie anonymizovania registratúrnych záznamov a spisov s podporou hromadného vyhľadávania a skrytia určitých informácií.
20. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vedeniu evidencie neelektronických záznamov je
20.1.
umožnenie evidencie neelektronického registratúrneho záznamu, umožnenie správcovi registratúry identifikovať vecné skupiny a spisy, ktoré existujú v listinnej alebo inej neelektronickej podobe.
20.2.
umožnenie správcovi registratúry a používateľovi zapisovať a udržiavať metadáta o vecných skupinách a spisoch, ktoré existujú v neelektronickej podobe.
20.3.
umožnenie používateľovi zapisovať a udržiavať informácie o neelektronickom registratúrnom zázname vo vecnej skupine a spise, a to dodržiavaním rovnakých pravidiel ako pri príjme elektronického registratúrneho záznamu.
20.4.
umožnenie, že vecná skupina a spis obsahujú v kombinácii spoločne elektronické registratúrne záznamy aj neelektronické registratúrne záznamy.
20.5.
umožnenie, že je neelektronický registratúrny záznam spravovaný rovnakým spôsobom ako elektronický registratúrny záznam vrátane dedičnosti metadát.
20.6.
umožnenie správcovi registratúry, že pre neelektronický spis a registratúrny záznam konfiguruje odlišný súbor metadát, než ako je konfigurovaný na ich elektronický ekvivalent. Metadáta neelektronického spisu zahŕňajú ďalšie metadáta na informácie
a)
o jeho fyzickom umiestnení,
b)
týkajúce sa neelektronického registratúrneho záznamu.
20.7.
zabezpečenie, že pri výbere vecnej skupiny a spisu sú zároveň jedinou operáciou vybrané metadáta ako pre elektronickú, tak pre neelektronickú entitu registratúry s nimi spojené.
20.8.
zabezpečenie, že metadáta pre neelektronický spis alebo neelektronický registratúrny záznam podliehajú rovnakej kontrole prístupu, ako pri elektronickej entite registratúry.
20.9.
umožnenie používateľovi zaznamenávať operáciu prijatia, prenosu a správcovi registratúry operáciu vyradenia neelektronickej entity registratúry.
20.10.
pri vyhľadávaní neelektronického registratúrneho záznamu postupuje obdobne ako pri vyhľadávaní elektronického registratúrneho záznamu, okrem prípadu, ak obsah neelektronického registratúrneho záznamu nemožno znázorniť; elektronický systém správy registratúry miesto znázornenia registratúrneho záznamu znázorní jeho lokačné metadáta.
20.11.
umožnenie vytlačenia spisového obalu so základnými metadátami v minimálnom rozsahu podľa osobitného predpisu, ak je vytvorený nový spis a existuje pre neelektronický registratúrny záznam.
21. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k podpore vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov je
21.1.
informovanie správcu registratúry o uplynutí doby od spúšťacej udalosti určenej lehotou uloženia pre daný režim vyraďovania neelektronickej entity registratúry.
21.2.
upozornenie správcu registratúry na existenciu aj uloženie entity registratúry v neelektronickej podobe spojenej s vecnou skupinou v elektronickej podobe alebo spisom, ktoré sa majú preniesť, exportovať alebo zničiť.
21.3.
export alebo presun metadát pri prenose entity registratúry v neelektronickej podobe ako pri metadátach entity registratúry v elektronickej podobe.
21.4.
pri prenose alebo zničení entity v neelektronickej podobe vyžadovanie od správcu registratúry potvrdenie prenosu alebo zničenia entity registratúry v neelektronickej podobe pred dokončením tejto operácie, t. j. manuálne zapísanie potvrdenia, že neelektronické registratúrne záznamy boli prenesené alebo zničené.
22. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k pracovným postupom je
22.1.
umožnenie preddefinovaného pracovného postupu, ktorý je tvorený procesnými krokmi, predstavujúcimi napr. pohyb elektronického registratúrneho záznamu alebo spisu od jedného používateľa k druhému na spracovanie alebo rozhodnutie.
22.2.
rozpoznanie používateľa alebo pracovnej skupiny ako účastníka pracovných postupov.
22.3.
umožnenie správcovi registratúry definovať vopred vybrané modely pracovných postupov.
22.4.
umožnenie správcovi registratúry uložiť už definovaný model pracovného postupu na budúce použitie, a to s využitím jednoznačného identifikátora prideleného každému pracovnému postupu.
22.5.
obmedzenie pozmeňovania preddefinovaného modelu pracovného postupu na správcu registratúry alebo na to oprávneného používateľa.
22.6.
zabezpečenie, že elektronický registratúrny záznamy a spis si počas pracovného postupu uchovávajú odkazy.
22.7.
umožnenie používateľskej role využívať modelový pracovný postup definovaný správcom registratúry.
22.8.
umožnenie používateľovi sledovať priebeh pracovného postupu, ktorého sa zúčastňujú.
22.9.
umožnenie správcovi registratúry v rámci pracovného postupu povoliť používateľovi prerozdeliť úlohy pracovného postupu iným používateľom alebo skupinám používateľov.
22.10.
upozornenie používateľa, že mu je pridelený elektronický registratúrny záznam, sprístupnený spis, alebo upozornenia na možnosť pokračovať v procese spustenom na pozadí.
22.11.
funkcia umožňujúca používateľovi upozorniť iného používateľa na elektronický registratúrny záznam hodný jeho pozornosti. Na realizáciu tejto požiadavky možno využiť existujúci systém elektronickej pošty alebo iný systém zasielania správ.
22.12.
zabezpečenie hlásenia, ktoré umožní na to oprávnenému používateľovi a správcovi registratúry sledovanie činností a výkonu v procese pracovného postupu.
22.13.
ak je spis alebo elektronický registratúrny záznam spracovaný s použitím jedného pracovného postupu alebo viacerých pracovných postupov, musí umožniť používateľovi určiť jednoznačný identifikátor a verziu použitého pracovného postupu.
22.14.
zabezpečenie, že sú vždy dodržané všetky prístupové práva. Neumožňuje konfigurovať pracovný postup tak, že udelí prístup používateľovi, ktorý pre určité operácie prístupové práva nemá.
22.15.
funkcia automatickej tvorby doručeného elektronického záznamu z elektronického podania a jeho automatická distribúcia podľa
a)
metadát elektronického podania,
b)
metadát elektronického formulára,
c)
druhu špecializovaného formulára,
d)
iného špecializovaného distribučného zoznamu.
22.16.
podpora tvorby odosielaného elektronického registratúrneho záznamu prostredníctvom elektronického formulára, alebo systémovej šablóny automatickým vypĺňaním metadát; sú to najmä metadáta pre
a)
záhlavie a pätu,
b)
adresáta,
c)
odvolacie údaje,
d)
vec,
e)
schvaľovateľa alebo autorizujúcej osoby.
22.17.
podpora tvorby odpovede na doručený elektronický registratúrny záznam automatickým prevzatím metadát z neho; rozsah prevzatých metadát určí správca registratúry; sú to najmä metadáta pre
a)
adresáta,
b)
odvolacie údaje,
c)
vec.
22.18.
umožnenie tvorby hromadného elektronického registratúrneho záznamu odosielaného
a)
z rozdeľovníka vytvoreného v systéme,
b)
importom rozdeľovníka z databázy vytvorenej mimo systému,
c)
importom rozdeľovníka z agendového systému.
22.19.
podpora hromadných procesov nad hromadným elektronickým registratúrnym záznamom, najmä hromadné
a)
vkladanie do spisu alebo hromadná tvorba spisov,
b)
schvaľovanie alebo autorizácia,
c)
odosielanie.
22.20.
konfigurácia spúšťania hromadných procesov pracovných procesov na pozadí s možnosťou ich
a)
pozastavenia pred ukončením,
b)
zrušenia pred ukončením.
22.21.
umožnenie vytvárať zaručenú konverziu registratúrneho záznamu priamo v systéme a zabezpečenie jej označenia evidenčným číslom záznamu zaručenej konverzie.9f)
23. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe agendových spisov je,
23.1.
že metadáta použité na automatické vytváranie názvu spisu majú charakter povinných metadát; ak sú pozmenené predvolené hodnoty metadát, napr. identifikačné údaje osoby, použité na vytvorenie názvu spisu, elektronický systém správy registratúry nevykoná zmenu názvu spisu.
23.2.
ak sa zmenia predvolené hodnoty metadát, elektronický systém správy registratúry najmä
a)
nevykoná automatickú zmenu metadát,
b)
upozorní správcu registratúry, že metadáta sú pozmenené a rola spracovateľa agendových spisov umožní názov spisu aktualizovať,
c)
upozorní používateľa vykonávajúceho zmenu, že metadáta už boli použité v názve spisu a požiada ho o potvrdenie zmeny metadát, alebo
d)
zabráni používateľovi, ktorý nemá rolu „spracovateľ agendových spisov“, vykonať zmenu metadát a odporučí mu vykonať zmenu prostredníctvom správcu registratúry.
23.3.
umožnenie vytvárať agendové spisy len používateľovi s rolou „spracovateľa agendových spisov“.
23.4.
umožnenie používateľovi otvorenie agendového spisu po zapísaní názvu špecifického pre tento agendový spis.
23.5.
zabezpečenie rozhrania pre programovanie aplikácií, ktoré umožní integráciu s inými softvérovými aplikáciami, čo zahŕňa najmä tieto funkcie použitia:
a)
iné aplikácie na vytváranie, otváranie a uzatváranie agendových spisov v prostredí elektronického systému správy registratúry,
b)
iné aplikácie na poskytovanie pomenovania agendových spisov v prostredí elektronického systému správy registratúry,
c)
iné aplikácie na zasielanie elektronických registratúrnych záznamov, ktoré majú byť vložené do agendových spisov v prostredí elektronického systému správy registratúry,
d)
iné aplikácie pre režim vyraďovania,
e)
riešenie situácie, ak jedna aplikácia iniciuje operáciu, ktorú iná aplikácia považuje za neplatnú,
f)
zachovanie registratúrnej značky pre novovytvorený agendový spis, ktorý má byť odovzdaný inej aplikácii.
23.6.
ak je elektronický systém správy registratúry prepojený s inou softvérovou aplikáciou, umožňuje správcovi registratúry obmedziť tejto aplikácii operácie na jednu alebo viac určených vecných skupín v rámci registratúrneho plánu; realizáciou tejto požiadavky je vylúčené, že aplikácia vykoná operáciu, ktorá ovplyvní vecné skupiny, spisy alebo elektronické registratúrne záznamy nachádzajúce sa v elektronickom systéme správy registratúry mimo vecnej skupiny príslušnej pre agendové spisy.
23.7.
ak umožňuje inej aplikácii vytváranie nových agendových spisov, umožní prijať od tejto aplikácie metadáta príslušného systému.
24. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu ku kvalifikovanému elektronickému podpisu je
24.1.
prijímať elektronické podania a elektronické registratúrne záznamy podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo zapečatené kvalifikovanou elektronickou pečaťou,10) ktoré zahŕňajú alebo v ktorých je zahrnutá kvalifikovaná elektronická časová pečiatka.
24.2.
umožnenie správcovi registratúry vždy konfigurovať systém tak, že zviaže overovacie metadáta elektronického záznamu s kvalifikovaným elektronickým podpisom, z ktorého zaznamená digitálny podpis, z ktorého sa počíta identifikátor podpisu a s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou vrátane úplnej informácie potrebnej na ich overenie, spolu s elektronickým záznamom v čase príjmu takto:
a)
zaznamenanie informácie s možnosťou vizualizácie, že validovanie použitím dôveryhodného zoznamu sa uskutočnilo úspešne,
b)
zaznamenanie správcom registratúry ustanovených údajov o procese overenia s možnosťou vizualizácie alebo
c)
zaznamenanie všetkých overovacích dát s možnosťou vizualizácie.
24.3.
umožniť pri príjme e-mailových správ automatické prijatie údajov o procese validácie kvalifikovaného elektronického podpisu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate a kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky a ich zapísanie do metadát vrátane
a)
skutočnosti, že platnosť kvalifikovaného elektronického podpisu alebo kvalifikovanej elektronickej pečate a kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky je validovaná použitím dôveryhodného zoznamu krajiny, ktorej dve písmená sú zaznamenané do metadát,
b)
výsledku validácie,
c)
kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb vedeného v dôveryhodnom zozname, ktorý zodpovedá za údaje kontrolované pri validácii,
d)
dátumu a času uskutočnenia kontroly.
24.4.
preukázanie zachovania integrity elektronických registratúrnych záznamov podpísaných kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo zapečatených kvalifikovanou elektronickou pečaťou spolu s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou a údajov o validácii.
24.5.
umožnenie správcovi registratúry pripojiť kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikovanú elektronickú časovú pečiatku k spisu, elektronickému registratúrnemu záznamu alebo správe o vykonaní exportu alebo prenosu tak, že zdroj a integrita spisu, elektronického registratúrneho záznamu alebo správy o vykonaní exportu alebo prenosu môžu byť následne overené; správa o vykonaní exportu alebo prenosu je správa poslaná medzi informačnými systémami, ktorá tvorí časť protokolu použitého na riadenie exportu alebo prenosu medzi systémami.
Kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikovaná elektronická časová pečiatka pripojená pri exporte alebo prenose sú overiteľné externe tak, že zdroj a integrita spisu, elektronického registratúrneho záznamu alebo správy o vykonaní exportu alebo prenosu môžu byť následne overené.
24.6.
umožnenie, že pri jeho použití pri autorizácii je možné zvoliť autorizáciu
a)
hlavného dokumentu spoločne s prílohami,
b)
hlavného dokumentu bez vyžadovania autorizácie príloh alebo
c)
hlavného dokumentu samostatne a autorizáciu každej z príloh osobitne podľa písmena a) alebo b).
24.7.
umožnenie autorizovať elektronický registratúrny záznam viacerými kvalifikovanými elektronickými podpismi alebo viacerými kvalifikovanými elektronickými pečaťami.
24.8.
umožnenie opakovanej autorizácie elektronických registratúrnych záznamov, napr. vyznačenie právoplatnosti a vykonateľnosti, vyhotovenie zaručenej konverzie.
25. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k systémom prevádzkovaným na geograficky oddelených miestach a vzdialenému prístupu je
25.1.
jeho konfigurácia pre prevádzkovanie na viacerých geograficky oddelených miestach alebo pracoviskách on-line prístupom prostredníctvom
a)
pevného sieťového prepojenia,
b)
bezdrôtového pripojenia k sieti.
25.2.
umožnenie správcovi registratúry udržiavať vecné skupiny, spisy a elektronické registratúrne záznamy, ich príslušné metadáta a zmenové protokoly v elektronickom systéme správy registratúry tak, že správcovské role môžu vykonané raz s účinnosťou pre celý elektronický systém správy registratúry prevádzkovaný na geograficky oddelených miestach.
25.3.
predchádzanie vzniku konfliktu v rôznych častiach elektronického systému správy registratúry alebo rieši každý konflikt spôsobený zmenami na rôznych pracoviskách.
25.4.
umožnenie správcovi registratúry sledovať celý elektronický systém správy registratúry ako jednu entitu registratúry, aj ako jednotlivé úložiská.
25.5.
umožnenie synchronizácie úložísk v intervale nakonfigurovanom správcom registratúry podľa bezpečnostných opatrení pôvodcu.
25.6.
ak umožňuje aplikovať pracovné postupy v rôznych úložiskách, umožňuje výmenu údajov medzi týmito systémami v miere potrebnej na kontrolu realizácie pracovného postupu.
25.7.
ak podporuje viac úložísk, umožňuje správcovi registratúry zmeniť úložisko; pri vykonaní tejto zmeny elektronický systém správy registratúry presunie obsah entít registratúry z pôvodného do nového úložiska.
25.8.
ak podporuje viac úložísk, umožňuje správcovi registratúry pridať alebo odstrániť v elektronickom systéme správy registratúry nové úložisko.
25.9.
umožnenie vzdialeného on-line prístupu, ak to bezpečnostné opatrenia pôvodcu registratúry umožňujú.
26. Štandardom pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uplatneniu bezpečnostných kategórií je
26.1.
umožnenie, že pri jeho konfigurácii bola zvolená jedna z týchto možností pridelenia bezpečnostných kategórií:
a)
vecnej skupine a spisu, nie jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom,
b)
jednotlivým elektronickým registratúrnym záznamom, nie vecnej skupine a spisu, alebo
c)
elektronickému registratúrnemu záznamu, vecnej skupine aj spisu.
26.2.
umožnenie správcovi registratúry, že v čase konfigurácie určí, ktorým rolám je umožnené určovať a meniť bezpečnostné kategórie entitám registratúry.
26.3.
umožnenie, že bezpečnostné kategórie sa skladajú zo subkategórií.
26.4.
obmedzenie prístupu k elektronickému registratúrnemu záznamu a spisu len na toho používateľa, ktorý má rovnaký alebo hierarchicky vyšší prístup k bezpečnostným kategóriám, ako sú určené pri týchto entitách.
26.5.
ak je subkategória hierarchická, použije tento postup na pridelenie subkategórie novému elektronickému registratúrnemu záznamu a spisu:
a)
použije štandardnú hodnotu, ktorú vybral správca registratúry,
b)
použije ako štandard hodnotu materskej entity alebo
c)
požiada správcu registratúry o zápis hodnoty.
Správca registratúry môže vybrať subkategóriu vždy.
26.6.
že ak je subkategória nehierarchická, použije jeden z týchto postupov na pridelenie subkategórie novým elektronickým registratúrnym záznamom a spisom:
a)
použije štandardnú hodnotu, ktorú vyberie správca registratúry,
b)
použije ako štandard hodnotu materskej entity,
c)
umožní správcovi registratúry zapísať hodnotu,
d)
vyžaduje pridelenie platného preverenia každému novému používateľovi, alebo
e)
uplatňuje pri novom používateľovi štandardné preverenie.
Správca registratúry môže vybrať subkategóriu vždy.
26.7.
že ak je definovaná nová hierarchická bezpečnostná kategória alebo subkategória, uplatňuje na všetky elektronické registratúrne záznamy a spisy štandardnú hodnotu, ktorou je najnižšia hodnota v hierarchii.
26.8.
že ak podporuje bezpečnostné kategórie pre elektronické registratúrne záznamy aj spisy, umožňuje zabrániť, že spisy majú nižšiu bezpečnostnú kategóriu ako elektronický registratúrny záznam v nich obsiahnutý.
26.9.
že ak sa používateľ pokúsi prijať elektronický registratúrny záznam, ktorý má vyššiu bezpečnostnú kategóriu ako spis, do ktorého je prijímaný, oznámi túto skutočnosť používateľovi na prijatie vhodného opatrenia; elektronický systém správy registratúry umožňuje tieto opatrenia:
a)
bezpečnostná kategória spisu sa zvýši na úroveň kategórie elektronického registratúrneho záznamu,
b)
používateľovi je odopreté oprávnenie prijať elektronický registratúrny záznam do spisu,
c)
elektronický registratúrny záznam je automaticky odoslaný na spracovanie určenému používateľovi alebo
d)
používateľ je vyzvaný na vytvorenie nového spisu pre tento elektronický registratúrny záznam so štandardnými hodnotami metadát, prevzatými z pôvodného spisu a následne prijatie elektronického registratúrneho záznamu do nového spisu, a to všetko v rámci jedinej operácie.
26.10.
umožnenie správcovi registratúry zistiť najvyššiu bezpečnostnú kategóriu elektronického registratúrneho záznamu v spise jednou operáciou.
26.11.
automatické udržovanie histórie hodnôt bezpečnostnej kategórie v metadátach k elektronickému registratúrnemu záznamu a spisu, ku ktorým sa vzťahujú a automatické zaznamenávanie všetkých zmien hodnôt bezpečnostnej kategórie a subkategórie do zmenového protokolu.
26.12.
ak používateľ zmení hodnotu bezpečnostnej kategórie umožňuje používateľovi zapísať dôvod zmeny; dôvod zmeny uloží do zmenového protokolu a metadát.
26.13.
neumožnenie používateľovi prideliť bezpečnostnú kategóriu spisu, ku ktorému nemá používateľ prístup.
26.14.
že ak dochádza k zníženiu hodnoty bezpečnostnej kategórie elektronického registratúrneho záznamu, upozorňuje elektronický systém správy registratúry správcu registratúry na túto skutočnosť a pred dokončením operácie počká na jej potvrdenie správcom registratúry.
Príloha č. 2 k výnosu č. 525/2011 Z. z.
MODEL VZŤAHOV MEDZI ENTITAMI REGISTRATÚRY
Model vzťahov medzi entitami predstavuje všeobecný model vzťahov medzi jednotlivými entitami (vecná skupina, spis, záznam, komponent). Čiary, ktoré obdĺžniky spájajú, znázorňujú vzťahy medzi entitami. Každý vzťah je popísaný textom umiestneným uprostred čiary spájajúcej obdĺžniky a na správnu funkčnú interpretáciu musí byť sledovaný vždy v smere vyznačenom šípkou. Spojenie čiary s obdĺžnikom je označené symbolom, ktorý predstavuje početnosť výskytov vzťahov. Symboly sú uvedené v legende v spodnej časti obrázku. Označenie polkružnice vedúcej cez jednu čiaru alebo viac čiar vyjadrujúcich vzťahy medzi entitami ukazuje, že vzťahy sú vzájomne jedinečné pre každý daný prípad.
Príloha č. 3 k výnosu č. 525/2011 Z. z.
MODEL ŠTRUKTÚRY ČLENENIA SÚBORU ENTÍT REGISTRATÚRY
Príloha č. 4 k výnosu č. 525/2011 Z. z.
Príloha č. 5 k výnosu č. 525/2011 Z. z.
1)
Čl. 3 ods. 12 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 z 23. júla 2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014) v platnom znení.
§ 2 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).
§ 2 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).
1a)
Zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 48/2019 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností.
2)
§ 7 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 92/2013 Z. z.
2a)
§ 11 ods. 9 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu v znení vyhlášky č. 49/2019 Z. z.
2b)
Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie verejnej správy.
2c)
§ 5 ods. 1 písm. a) a b) zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov.
2d)
§ 37 vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z.
3)
§ 15 zákona č. 272/2016 Z. z.
5)
Napríklad STN ISO/IEC 9798 Informačné technológie. Bezpečnostné techniky - Autentifikácia entity - Časť 2: Mechanizmy využívajúce autentizované šifrovanie (ISO/IEC 9798-2) (36 9645).
6)
Čl. 3 ods. 33 a 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 v platnom znení.
7)
Čl. 3 ods. 20 a čl. 42 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 v platnom znení.
8)
Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 179/2020 Z. z., ktorou sa ustanovuje spôsob kategorizácie a obsah bezpečnostných opatrení informačných technológií verejnej správy.
9)
Napríklad ak systém ukladá metadáta týkajúce sa dátumu otvorenia spisu, tieto dáta sa zaznamenávajú automaticky.
9a)
§ 47 vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z.
9b)
Napríklad STN ISO 14533-4, Kapitola 3.3, Dlhodobé profily podpisov. Časť 4: Atribúty ukazujúce na (externé) dôkazy o existencii objektov používaných vo formátoch dlhodobého podpisu (ISO 14533-4) (97 4104).
9c)
Čl. 22 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 v platnom znení.
9d)
Napríklad STN EN ISO 216 Písací papier a niektoré druhy tlačovín. Orezané formáty. Rady A a B a označovanie smeru výroby (ISO 216) (50 0042).
9e)
§ 14a vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky č. 92/2013 Z. z.
9f)
§ 10 vyhlášky Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky č. 70/2021 Z. z.
10)
Čl. 3 ods. 27 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 v platnom znení.
