Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej socialistickej republiky, ktorou sa upravujú podrobnosti o podmienkach a spôsobe využívania archívnych dokumentov 1976

Archívne dokumenty uschované v archívoch možno využívať za podmienok ustanovených zákonom (§ 10 až 12 zákona) a touto vyhláškou

Spôsob nazretia do jednotlivých archívnych dokumentov, ako aj spôsob štúdia archívnych dokumentov vyplýva z povahy archívnych dokumentov. 1)

Jednotlivé osoby a splnomocnení zástupcovia orgánov a organizácií, ktorí za podmienok ustanovených zákonom a touto vyhláškou nazerajú do archívnych dokumentov alebo ich študujú, sú bádateľmi v zmysle tejto vyhlášky.

Nazrieť do archívnych dokumentov a študovať archívne dokumenty možno len v priestoroch archívu na to určených (ďalej len „bádateľňa archívu“), vrátane priestorov na tieto účely osobitne zariadených (premietacia sieň a pod.). Do priestorov, v ktorých sú uschované archívne dokumenty, nemajú bádatelia prístup.

Záujemca o nazretie do archívnych dokumentov alebo o štúdium archívnych dokumentov sa pred nazretím alebo štúdiom preukáže platným občianskym preukazom alebo preukazom postaveným na jeho roveň,²) ak ide o cudzinca, platným cestovným dokladom. Zástupcovia orgánov a organizácií, v záujme ktorých alebo pre potreby ktorých sa majú využiť archívne dokumenty, sa okrem toho preukážu písomným splnomocnením, prípadne odporúčaním týchto orgánov alebo organizácií. Ak ide o využitie archívnych dokumentov pre vlastné potreby jednotlivca, vyžaduje sa jeho písomná žiadosť.

V prípadoch, keď sa na nazretie alebo na štúdium archívnych dokumentov vyžaduje podľa zákona (§ 11 ods. 6, § 12 ods. 2 zákona) súhlas alebo povolenie Ministerstva vnútra Slovenskej socialistickej republiky (ďalej len „ministerstvo vnútra“), prípadne vedúceho organizácie, ktorá archív spravuje, alebo jej nadriadeného orgánu, záujemca sa vždy preukáže dokladom o tomto súhlase alebo povolení.

Na publikovanie (edíciu) archívnych dokumentov v pôvodnom úplnom alebo aj skrátenom znení v cudzine alebo pre cudzinu musí si záujemca o štúdium archívnych dokumentov na takýto účel vyžiadať osobitné povolenie ministerstva vnútra.

Záujemca o nazretie do archívnych dokumentov alebo o ich štúdium vypĺňa bádateľský list, ktorého vzor tvorí prílohu č. 1 tejto vyhlášky. Bádateľ, ktorý študuje archívne dokumenty, vypĺňa nový bádateľský list po každej zmene témy štúdia, ako aj na začiatku každého kalendárneho roka.

Bádateľ sa zapisuje pri každej návšteve archívu do knihy návštev.

Po každom nazretí alebo po každej študijnej návšteve musí bádateľ vrátiť archívne dokumenty v takom stave a usporiadaní, v akom mu boli predložené. O náhrade prípadne spôsobenej škody platia príslušné predpisy.³)

Bádateľ zásadne nesmie v bádateľni archívu používať vlastné reprodukčné zariadenia (fotografické, filmové prístroje a pod.). Použitie vlastných reprodukčných zariadení v odôvodnených prípadoch, ďalej použitie písacích strojov, magnetofónov a iných zariadení, ktoré uľahčujú štúdium archívnych dokumentov, môže povoliť riaditeľ (vedúci) archívu, ak to prevádzkové podmienky v bádateľni archívu dovoľujú.

Bádateľ môže použiť informácie, ktoré získal z archívnych dokumentov len na účely, ktoré uviedol v bádateľskom liste. Bádateľ je povinný vo svojich vedeckých alebo iných prácach uviesť názov archívu, názvy využitých archívnych súborov a označenia archívnych dokumentov, z ktorých čerpal.

Bádateľ je povinný oznámiť archívu, z archívnych dokumentov ktorých čerpal, bibliografické údaje o svojej publikovanej práci a zaslať mu jeden jej výtlačok. Ak čerpal z archívnych dokumentov viacerých archívov, zašle výtlačok práce iba archívu, z archívnych dokumentov ktorého čerpal najviac; ostatným archívom oznámi bibliografické údaje.

Bádateľ je povinný dodržiavať ďalšie povinnosti ustanovené v bádateľskom poriadku (§ 14).

Bádateľom, ktorí porušia niektorú z povinností ustanovených touto vyhláškou alebo bádateľským poriadkom, môže sa ďalšie nazeranie do archívnych dokumentov alebo ďalšie štúdium archívnych dokumentov odoprieť, prípadne udelený súhlas alebo vydané povolenie zrušiť.

Archívy umožňujú bádateľom nazretie do archívnych dokumentov alebo ich štúdium a kontrolujú stav archívnych dokumentov po ich vrátení. Na nazretie alebo na štúdium sa predkladajú archívne dokumenty v lehote a v množstve podľa prevádzkových podmienok archívu a so zreteľom na spoločenský význam účelu nazretia alebo štúdia.

Ak bádateľ nezačne s využívaním archívnych dokumentov do siedmich dní od dohodnutého dňa ich predloženia, alebo ak využívanie preruší na dlhší čas ako tridsať dní, archív presunie archívne dokumenty z bádateľne archívu späť do priestorov, v ktorých sú trvale uschované.

Návštevný čas pre bádateľov a informácie o umiestnení bádateľne archívu musia byť vyznačené na viditeľnom mieste.

Archívy vedú evidenciu bádateľských listov.

Na nazretie a na štúdium zásadne nemožno predložiť

Výnimku z ustanovenia odseku 5 písm. a) môže povoliť riaditeľ (vedúci) archívu, ak to vyžaduje verejný záujem. Ak sú k archívnym dokumentom uvedeným v ustanovení odseku 5 písm. b) zhotovené reprodukcie, treba spravidla na nazretie a na štúdium predložiť tieto reprodukcie.

Archívne dokumenty, ktoré boli zverené archívom do úschovy na základe dohôd, možno predkladať na nazretie alebo na štúdium iba za podmienok určených v dohodách.

Originály⁵) archívnych dokumentov I. a II. kategórie⁶) sa predkladajú na nazretie alebo na štúdium iba vtedy, ak neboli zhotovené ich reprodukcie; ak to však povaha štúdijnej úlohy nevyhnutne vyžaduje, možno predložiť so súhlasom riaditeľa (vedúceho) archívu na štúdium takéto originály, aj keď sú zhotovené ich reprodukcie.

Archívy môžu zabezpečiť na žiadosť bádateľov potrebné archívne dokumenty aj z iných archívov, ak je to účelné a hospodárne. Výpožičky archívnych dokumentov do iných archívov povoľuje riaditeľ (vedúci) archívu za podmienok ustanovených na nazeranie alebo na štúdium archívnych dokumentov a ak možno zabezpečiť zachovanie ich fyzického stavu.

Archívne dokumenty uschované v archívoch nemožno zasielať a predkladať bádateľom mimo archívov. Výnimky povoľuje v naliehavých prípadoch pre štátne orgány alebo štátne organizácie, ktoré v súvislosti s plnením svojich úloh potrebujú nazrieť do archívnych dokumentov, riaditeľ (vedúci) archívu; archív, štátny orgán alebo štátna organizácia sú v týchto prípadoch povinní zabezpečiť, aby archívne dokumenty boli vrátené v pôvodnom stave a množstve.

Originály archívnych dokumentov I. a II. kategórie sa prepravujú zásadne prostredníctvom kuriéra, určeného riaditeľom (vedúcim) archívu z pracovníkov archívu. Pri výnimočnom inom spôsobe prepravy treba takéto originály poistiť na primeranú sumu. Ak sa preprava takýchto archívnych dokumentov vykonáva na žiadosť a v záujme ich využívateľa (§ 4 ods. 9), náklady s ňou spojené uhrádza využívateľ.

Archívy umožňujú bádateľom využívať aj archívne pomôcky, a to za podmienok ustanovených na nazeranie alebo na štúdium archívnych dokumentov.

Študijné využívanie kníh, časopisov a novín z archívnej knižnice vymedzuje výpožičný poriadok, ktorý vydá riaditeľ (vedúci) archívu.

Archívne dokumenty možno vystavovať alebo požičiavať mimo archívu na iné účely ako na nazretie a štúdium iba celkom výnimočne so zreteľom na spoločenský význam ich využitia, a to za podmienky, že sa zabezpečí ich všestranná ochrana a zachovanie fyzického stavu. Ustanovenie § 5 platí obdobne.

Súhlas na využitie archívnych dokumentov v origináloch spôsobom uvedeným v odseku 1 udieľa ministerstvo vnútra; v ostatných prípadoch udieľa súhlas riaditeľ (vedúci) archívu.

Výpisy, odpisy a reprodukcie archívnych dokumentov môžu archívy vydávať na základe žiadosti a v súlade so spoločenským záujmom iba v tých prípadoch, keď sa žiadateľovi môže udeliť súhlas alebo povolenie využívať archívne dokumenty, alebo toto využívanie sa mu nemôže odoprieť (§ 11 a 12 zákona).

Vyžiadané výpisy, odpisy a reprodukcie archívnych dokumentov, ako aj ďalšie údaje o týchto dokumentoch zasielajú archívy do cudziny prostredníctvom ministerstva vnútra.

Pri exkurziách do archívov sa postupuje rovnako ako pri nazeraní do archívnych dokumentov. Vstupovať do iných priestorov archívu ako do bádateľne archívu možno len s povolením tých orgánov, ktoré udieľajú súhlas na nazretie do archívnych dokumentov.

Zvýšenú ochranu pri využívaní archívnych dokumentov posúdených ako kultúrne pamiatky (§ 3 zákona) a archívnych dokumentov vyhlásených za národné kultúrne pamiatky (§ 4 zákona) upravuje osobitný predpis.⁸)

Osobitné predpisy⁹) ustanovujú, ktoré úkony poskytované archívmi pri využívaní archívnych dokumentov podliehajú poplatkom.

Využívanie archívnych dokumentov uložených v organizáciách a zariadeniach Ministerstva kultúry Slovenskej socialistickej republiky (§ 29 zákona) sa spravuje ustanoveniami tejto vyhlášky.

Orgány a organizácie, ktoré riadia alebo spravujú archívy, vydajú do jedného roka od účinnosti tejto vyhlášky pre svoje archívy bádateľský poriadok; pritom budú vychádzať zo vzorového bádateľského poriadku, ktorý tvorí prílohu č. 2 tejto vyhlášky. Organizácie, ktoré spravujú podnikové archívy, vydajú pre tieto archívy bádateľský poriadok po prerokovaní s príslušným štátnym archívom.